Ellipse

Funkcionality hotelového systému

Horeca Group Blog

Hotelová plachta

  • prehľadná správa dostupnosti 
  • zobrazovanie ikoniek partnerov priamo na plachte
  • zvýraznenie už uhradených pobytov, opcií, stálych partnerov 
  • priama rezervácia z interaktívnej plachty
  • presun, predĺženie, skrátenie existujúceho pobytu
  • doplnenie nových izieb k rezervácii
  • skupinová rezervácia (rýchle a prehľadné pridávanie a správa izieb)
  • fixovanie pobytu na izbu bez možnostia presunu
  • editovanie zobrazenia plachty podľa poschodí (ideálne pre väčšie hotely)
  • priamy rýchly náhľad rezervácie (pop-up informačné okno so základnými informáciami) 
  • rýchly preklik do detialu rezervácie, správy izieb, osôb, hotelového účtu, poznámok a histórie 

Vytváranie nových rezervácií 

  • priamo cez interaktívnu hotelovú plachtu
  • sledovanie stavu, opcie a statusu rezervácie pobytu
  • priradenie partnera (pre automatické párovanie fakturačných údajov)
  • poznámky a špeciálne požiadavky hosťa k rezervácii
  • evidovanie histórie nákupov a preferencií (v prípade vopred udeleného súhlasu hosťa)
  • evidencia izieb a hostí k rezervácii 
  • automatické vyhľadávanie hostí v databáze (automatické vyplnenie údajov hosťa na jeden klik)
  • možnosť vytvorenia cudzineckej nahlášky 
  • tlačová zostava policajnej nahlášky pre hlásenie pobytu cudzinca
  • hotelový účet
  • poznámky (história komunikácie s hosťom)
  • log (logovanie všetkých zmien a úprav v rezervácii podľa užívateľov od vytvorenia novej rezervácie)

Hotelový účet

  • UX (jednoduchá a prehľadná) práca s hotelovým účtom
  • automatizované vyhľadávanie zhody, jednoduché pridávanie položiek do hotelového účtu
  • pridávanie zostáv (pobytové balíčky - pridanie viacerých položiek do hotelového účtu na jeden klik)
  • mazanie, úprava a dopĺňanie položiek hotelového s evidenciu všetkých zmien 
  • presun položiek hotelového účtu na spoločný účet alebo podúčty konkrétnych hotelových izieb
  • jednoduché vytvorenie dokladu z hotelového účtu 
  • evidencia prijatej zálohovej platby pri pobyte
  • vytvorenie zúčtovacieho dokladu (s odpočtom zálohy) 
  • kontrolný prehľad dokladov a faktúr súvisiacich z rezerváciou 
  • priamy preklik do detailov všetkých dokladov a faktúr (rýchla a ľahká dohľadateľnosť súvisiacich dokladov)
  • tlač hotelového účtu (personalizovaný s logom a hlavičkou hotela)
  • automatické preklápanie údajov rezervácie do hotelového účtu
  • mauálna možnosť dopĺňania a úpravy poznámky k hotelovému účtu

Fakturácia 

  • automatická možnosť vytvorenia faktúry z hotelového účtu
  • automatické preklopenie dostupných údajov
  • faktúra k prijatej zálohovej platbe pre účely DPH
  • zúčtovanie prijatej zálohy vo vyúčtovacej faktúre za pobyt
  • číselník partnerov pre rýchle nahodenie fakturačných údajov 
  • poznámka faktúry automaticky obsahuje údaje rezervácie 
  • maunálna možnosť úpravy a doplnenia poznámky
  • možnosť zmeny položiek faktúry
  • interaktívna možnosť doplnenia, úpravy položiek, textov a súm faktúry 
  • automatické generovanie XML súboru vystavenej faktúry
  • hromadné vytváranie XML súborov pre hromadný import faktúr do účtovníctva a externých aplikácií
  • storno chybne vystavenej faktúry 
  • storno faktúry s odpočítanou zúčtovanou zálohou
  • expresne rýchle dohľadanie dokladov v zozname faktúr (podľa všetkých údajov vo faktúre, napr. číslo FA, odberateľ, IČO a pod.)
  • log (uchovávanie všetkých zmien a histórie úprav v detiale každej faktúry prehľadne podľa užívateľov)

Zostavy a kontrola

  • kontrolný prehľad všetkých dokladov a faktúr k rezervácii (prehľadná zostava súpisu všetkých rezervácií a k nim prislúchajúce hotelové účty, doklady a faktúry)
  • kontrola priemernej ceny na 1 noc pobytu s priamym preklikom do všetkých účtov a rezervácií 
  • zostava odchodov pre konkrétny deň, zostatky na účtoch, zálohy, už vystavené hotelové účty
  • prehľad vystavených účtov za daný deň (spôsoby úhrady, kontrola stavu hotovosti v pokladni)
  • predpokladané tržby (kedykoľvek možnosť nahliadnuť na predpokladané výnosy budúcich období s preklikom do účtov a detailu rezervácie)
  • prehľad obsadenosti (história a budúcnosť)
  • zostava domovej knihy a domovej knihy cudzincov (s priamym preklikom do detailu pre potreby doplnenia údajov)
  • štastistika hostí (aj pre účely štatistického úradu) počet hostí, počet prenocovaní, priemerná dĺžka pobytu podľa národnosti hostí
  • zostavy pre stravovaciu časť hotela (rýchle vytvorenie zoznamu hostí pre raňajky, obedy, večere podľa vopred vytvorených kategórii hostí, funkcia na jeden klik)
  • vytvorenie zostavy predpokladaných počtov hostí pre stravovací úsek hotela (F&B plán raňajok, obedov, večerí do budúcich období, funkcia na jeden klik) 

Efektivita a rýchlosť práce

  • prehľadný dashboard aktuálneho obdobia, prehľad o tržbách, tržbových kategóriách, obsadenosti, počte pobytov, online rezervovaní, všetkých rezervovaní pobytov, prehľad o hosťoch (domáci/zahraniční, dospelí/deti, muži/ženy), funkcia na jeden klik
  • prehľadný dashboard budúcich období (plánované tržby podľa už vytvorených rezervácií v systéme na najbližie 3 mesiace dopredu, plánovaná obsadenosť, počet vytvorených rezervácií)
  • aktuálna dostupnosť (rýchle zobrazenie dostupných typov izieb pre hostí pri vytváraní ponuky, priamy preklik do hotelovej plachty pre vytvorenie rezervácie v správnom čase na správnej izbe)
  • automatické preklopenie online rezervovaní z webovej stránky hotela do hotelovej plachty
  • funkcionality na jeden klik - vytlačenie zoznamu hostí pre stravovací úsek hotela, denný prehľad tržieb, prehľad dňa pre chyžné, rýchla zmena a last minute ceny pre online predaj
  • notifikácie nových rezervácií, správ od hostí, odkazy a hlásenia priamo v hlavnom menu systému
  • automatizácia komunikácie, rýchle vyvtvorenie ponúk a ich odosielanie priamo zo systému, 
  • automatizované potvrdenie rezervácie, prihlásovacieho e-mailu pre hosťa na správu rezervácie a komunikáciu s recepciou a pod.

Bezpečnosť a ochrana

  • šifrovanie všetkých osobných údajov (každý osobný údaj hostí aj užívateľov systému je chránené šifrovaním a ani krátež dát a databázy by nesprístupnilo tieto dáta tretím osobám)
  • dvojfaktorové prihlásenie 
  • kontrola IP adresy prihlásenia užívateľa (pre bežných zamestnancov recepcie je možné lokálnou IP adresou hotela obmedziť prístup do hotelového systému, naopak obchodníci a manažéri môžu mať prístup do systému odkiaľkoľvek)
  • logovanie prístupu do systému (každý vstup, pokus o prihlásenie a práca v systéme je monitorovaná na úrovni užívateľa, kedykoľvek tak viete kontrolovať prácu užívateľov, čas a miesto ich prihlásenia do systému)
  • automatizované zálohy systému a dát 
  • systém na identifikáciu a správu osobných údajov v zmysle novej smernice EÚ (GDPR - General Data Protection Regulation), jednoduchý výmaz osobných údajov hostí, sprístupnenie uchovávaných údajov hostí a realizácia práv na zmenu a úpravu uchovávaných osobných údajov hostí

Cloudový hotelový systém Ellipse ponúkame pre menšie ubytovacie zariadenia v cene už od 50 Eur/mesiac. Vyžiadajte si cenovú ponuku aj pre vás.

Cenová ponuka

Zaujali sme vás?

Naplánujme si stretnutie

Kontakt

Odoslať