[Blog](https://www.horecagroup.sk/blog/) # Automatic posting of revenue from the Ellipse hotel system. What options are available to us? What data can be transferred, and what types of transfers does the system offer? One of the fundamental tasks of modern information systems is to automate and eliminate manual day-to-day work and administrative tasks. Accounting software and internal hotel processes vary widely, so we’ve strived to provide the most versatile solutions possible that can be applied anywhere. HORECA GROUP 3 min read Jednou zo základných úloh moderných informačných systémov je automatizovať a odbúravať manuálnu každodennú prácu a administratívu. Softvérové zabezpečenie v oblasti účtovníctva aj interné procesy v hoteloch sú veľmi rôznorodé a snažili sme sa tak priniesť čo najuniverzálnejšie riešenia, ktoré budú aplikovateľné kdekoľvek. ## Aké možnosti ponúka hotelový systém Ellipse pri prenose dát do účtovných programov? - dávkový Export dátových súborov, ktoré sa následne užívateľom importujú do účtovníctva - automatizované odosielanie dávkových súborov na server účtovníctva bez manuálneho importu - plne automatizované účtovanie cez API na pozadí bez zásahu užívateľa - prístupy do databázy Ellipse a príprava WebView pre externý účtovný program a následne automatické spracovanie dát na strane účtovníctva ## Predpoklady automatického účtovania výnosov Hlavným a základným predpokladom automatizácie účtovníctva v hoteli alebo akomkoľvek ubytovacom zariadení je **ujednotenie** hlavnej účtovnej knihy a štruktúry jej **výnosových účtov** so **štruktúrov výnosov** v hotelovom systéme Ellipse. Táto zásada sa uplatňuje už pri samotnom spustení systému a klientom v tejto oblasti citlivo pomáhame pri spustení systému. V Ellipse pracujeme s tromi základnými úrovniami výnosov, ktoré je možné adekvátne párovať na účtovníctvo: - výnosové strediská (napr. Hotel, Gastro, Wellness, Prenájom a pod.) - výnosové kategórie (napr. Ubytovanie, Masáže, Denné menu a pod.) - výnosové položky (Reflexná masáž 25 min., Prístelka, Miestny poplatok a pod.) Na úrovni výnosových kategórii umožňuje systém priamo zadefinovať výnosové **analytické a syntetické účty** , ktoré zabezpečujú samotné automatizované účtovanie pri prenose do účtovníctva. Okrem výnosových účtov, je priestor v systéme zadefinovať aj ďalšie predkontácie napr. pre účet prijatých záloh, základnú sadzbu DPH, zníženú sadzbu DPH, odberateľov, hodnotu zásob, tovaru a pod. Tieto parametre sa používajú následne pri všetkých typoch prenosov dát do účtovníctva. ## Čo všetko dokáže Ellipse automatizovane prenášať do účtovníctva? - zálohové faktúry - vyúčtovacie faktúry (vrátate faktúr s odpočtom vopred uhradených záloh) - akékoľvek iné typy faktúr v číselnom rade - uzávierky pokladní všetkých odbytových stredísk - pohyby na sklade - mesačnú inventúru zásob a tovaru na konci mesiaca - účtovné zostatky viacúčelových poukazov - prehľady o uplatnení jednoúčelových poukazoch ## Ktorá forma prenosu údajov do účtovníctva je ideálna? Nedá sa všeobecne generalizovať, ktorá z možností je pre vás ideálna. Častokrát záleží aj od charakteru prevádzky a typu účtovného programu. Vo všeobecnosti platí, že úplný ideál je prenos údajov "na pozadí" cez API rozhranie, ktorým si účtovníctvo dokáže dopytovať potrebné data zo systému Ellipse a tie sa automaticky uplatnia v účtovnom programe bez vášho zásahu do prenosu. Po rannej káve a prihlásení sa do účtovníctva vidíte komplet výnosy za predchádzajúci deň a prenos výnosov sa vykonáva na dennej báze. Príklad API pre prenos dokladov z Ellipse cez otvorené API: [https://docs.ellipsecloud.com/prenos-dokladov-a-faktur/](https://docs.ellipsecloud.com/prenos-dokladov-a-faktur/) V niektorých prípadoch účtovných softvérov sme sa stretli s požiadavkou vytvorenia konkrétnych **WebView** - pohľadov na samotnú databázu systému, z ktorých si externý softvér, napr. Navision, SAP Business One preberajú údaje o predajoch pokladní, faktúrach, zálohách, odberateľoch priamo z databázy hotelového systému. Tie na základe prevodných mostíkov automaticky zaúčtujú a vaše účtovníctvo na strane výnosov je vždy v aktuálnom stave. Pridajte sa k moderným ubytovateľom a účtujte automatizovane, rýchlo a bezchybne. Zdieľať: Ako vás tento článok oslovil? Prehrávanie... 1x ### Najobľúbenejšie články #### [How does a channel manager work? Why should I use one?](https://www.horecagroup.sk/how-does-a-channel-manager-work-why-should-i-use-one/) The entire principle behind how a channel manager works is based on two-way synchronization of the s... 30 NovViews:649 #### [Some HORECA systems allow you to create recipes; in Ellipse, we use artificial intelligence to optimize your recipes so you can maximize profits and save valuable time](https://www.horecagroup.sk/some-horeca-systems-allow-you-to-create-recipes-in-ellipse-we-use-artificial-intelligence/) Formulation Optimization Using Artificial Intelligence in the Ellipse System ... 30 NovViews:6261 emócia Interesting 1 #### [We are building a strong CRM loyalty program. What not to forget and how to draw inspiration from successful examples of loyalty programs around the world](https://www.horecagroup.sk/we-are-building-a-strong-crm-loyalty-program-what-not-to-forget-and-how-to-draw-inspiratio/) In the competitive world of hospitality, guest loyalty is one of the most valuable assets. A loyal g... 30 NovViews:5403 emócie Like 1Inspiring 1Agree 1 #### [Artificial Intelligence Is a Game-Changer in the Hospitality Industry](https://www.horecagroup.sk/artificial-intelligence-is-a-game-changer-in-the-hospitality-industry/) In a competitive environment, it’s not enough to simply offer guests a room. Today, they’re look... 30 NovViews:527 #### [E-Invoices at Hotels: Are We Ready? How Ellipse Sends Them Without Having to Re-enter Data](https://www.horecagroup.sk/e-invoices-at-hotels-are-we-ready-how-ellipse-sends-them-without-having-to-re-enter-data/) 30 NovViews:520 Ellipse POS From order to payment. Connect service, your till and sales reporting. [Discover Ellipse POS](https://www.horecagroup.sk/pos-systemy/) Ellipse revPRO Make decisions with data. Use occupancy and sales pace to inform pricing. [Explore revPRO](https://www.horecagroup.sk/revenue-management/) --- Zdroj: https://www.horecagroup.sk/en/automatic-posting-of-revenue-from-the-ellipse-hotel-system-what-options-are-available-to-u/ Popis: The main purpose of modern information systems is to automate and eliminate manual day-to-day work and administrative tasks. Since the Ellipse system was Jazyk: en