Jednou zo základných úloh moderných informačných systémov je automatizovať a odbúravať manuálnu každodennú prácu a administratívu. Softvérové zabezpečenie v oblasti účtovníctva aj interné procesy v hoteloch sú veľmi rôznorodé a snažili sme sa tak priniesť čo najuniverzálnejšie riešenia, ktoré budú aplikovateľné kdekoľvek.
Aké možnosti ponúka hotelový systém Ellipse pri prenose dát do účtovných programov?
- dávkový Export dátových súborov, ktoré sa následne užívateľom importujú do účtovníctva
- automatizované odosielanie dávkových súborov na server účtovníctva bez manuálneho importu
- plne automatizované účtovanie cez API na pozadí bez zásahu užívateľa
- prístupy do databázy Ellipse a príprava WebView pre externý účtovný program a následne automatické spracovanie dát na strane účtovníctva
Predpoklady automatického účtovania výnosov
Hlavným a základným predpokladom automatizácie účtovníctva v hoteli alebo akomkoľvek ubytovacom zariadení je ujednotenie hlavnej účtovnej knihy a štruktúry jej výnosových účtov so štruktúrov výnosov v hotelovom systéme Ellipse. Táto zásada sa uplatňuje už pri samotnom spustení systému a klientom v tejto oblasti citlivo pomáhame pri spustení systému. V Ellipse pracujeme s tromi základnými úrovniami výnosov, ktoré je možné adekvátne párovať na účtovníctvo:
- výnosové strediská (napr. Hotel, Gastro, Wellness, Prenájom a pod.)
- výnosové kategórie (napr. Ubytovanie, Masáže, Denné menu a pod.)
- výnosové položky (Reflexná masáž 25 min., Prístelka, Miestny poplatok a pod.)
Na úrovni výnosových kategórii umožňuje systém priamo zadefinovať výnosové analytické a syntetické účty, ktoré zabezpečujú samotné automatizované účtovanie pri prenose do účtovníctva. Okrem výnosových účtov, je priestor v systéme zadefinovať aj ďalšie predkontácie napr. pre účet prijatých záloh, základnú sadzbu DPH, zníženú sadzbu DPH, odberateľov, hodnotu zásob, tovaru a pod. Tieto parametre sa používajú následne pri všetkých typoch prenosov dát do účtovníctva.
Čo všetko dokáže Ellipse automatizovane prenášať do účtovníctva?
- zálohové faktúry
- vyúčtovacie faktúry (vrátate faktúr s odpočtom vopred uhradených záloh)
- akékoľvek iné typy faktúr v číselnom rade
- uzávierky pokladní všetkých odbytových stredísk
- pohyby na sklade
- mesačnú inventúru zásob a tovaru na konci mesiaca
- účtovné zostatky viacúčelových poukazov
- prehľady o uplatnení jednoúčelových poukazoch
Ktorá forma prenosu údajov do účtovníctva je ideálna?
Nedá sa všeobecne generalizovať, ktorá z možností je pre vás ideálna. Častokrát záleží aj od charakteru prevádzky a typu účtovného programu. Vo všeobecnosti platí, že úplný ideál je prenos údajov "na pozadí" cez API rozhranie, ktorým si účtovníctvo dokáže dopytovať potrebné data zo systému Ellipse a tie sa automaticky uplatnia v účtovnom programe bez vášho zásahu do prenosu. Po rannej káve a prihlásení sa do účtovníctva vidíte komplet výnosy za predchádzajúci deň a prenos výnosov sa vykonáva na dennej báze. Príklad API pre prenos dokladov z Ellipse cez otvorené API: https://docs.ellipsecloud.com/prenos-dokladov-a-faktur/
V niektorých prípadoch účtovných softvérov sme sa stretli s požiadavkou vytvorenia konkrétnych WebView - pohľadov na samotnú databázu systému, z ktorých si externý softvér, napr. Navision, SAP Business One preberajú údaje o predajoch pokladní, faktúrach, zálohách, odberateľoch priamo z databázy hotelového systému. Tie na základe prevodných mostíkov automaticky zaúčtujú a vaše účtovníctvo na strane výnosov je vždy v aktuálnom stave.
Pridajte sa k moderným ubytovateľom a účtujte automatizovane, rýchlo a bezchybne.