Toto počúvame na stretnutiach s prevádzkami
Hotel denne vytvára veľké množstvo udalostí: pobyty, zálohy, faktúry, pokladničné tržby, kartové platby, bankové pohyby, skladové výdaje a interné presuny. Ak sa každý z týchto tokov na konci mesiaca ručne skladá do účtovníctva, vzniká úzke hrdlo.
Pre vedenie je ešte väčší problém čas. Manažér nepotrebuje vedieť 20. deň nasledujúceho mesiaca, že predchádzajúci mesiac nesplnil plán. Potrebuje to vidieť vtedy, keď má ešte čas reagovať.
Ako to rieši Ellipse
Nejde o jednu funkciu navyše. Dôležité je, aby jednotlivé kroky na seba nadväzovali a rovnaký údaj sa nemusel zadávať v každom oddelení znova.
Najprv treba upratať analytiku, až potom automatizovať
Pri nasadení je potrebné nastaviť, kam patria jednotlivé výnosy – ubytovanie, gastro, wellness, doplnkové služby a ďalšie strediská. Až potom má automatický export do účtovníctva zmysel.
Rovnaký princíp platí pri nákladoch zo skladov. Cieľom nie je poslať do účtovníctva viac dát, ale poslať ich správne rozdelené a dohľadateľné.
Doklad a jeho úhrada musia vedieť o sebe
Vystavená faktúra alebo uzávierka je jedna strana príbehu. Druhá je spôsob úhrady. Pri integrovaných platobných tokoch vie Ellipse spájať transakcie s dokladmi a pripraviť účtovníctvu kvalitnejší podklad na párovanie.
Čím menej ručných prevodov medzi PMS, POS, platobným systémom a účtovníctvom, tým menej práce vzniká pri mesačnej kontrole.
Manažérsky výsledok nemá čakať na účtovnú uzávierku
Prevádzkové čísla môžu byť dostupné priebežne. Morning Coffee report môže manažérovi ráno priniesť výnosy, obsadenosť, porovnanie s plánom a minulým obdobím, tempo budúcich rezervácií alebo ďalšie ukazovatele podľa nastavenia.
Nie je to náhrada účtovnej závierky. Je to manažérsky radar, ktorý upozorní, že predaj zaostáva alebo že niektoré stredisko sa vyvíja inak, než sa plánovalo.
Číslo musí viesť k akcii
Ak report ukáže slabšie budúce obdobie, hotel môže reagovať cenou, kampaňou, pobytovým balíkom alebo obchodnou aktivitou. Ak ukáže meškajúce prevádzkové úlohy, manažér vidí aj tento kontext.
Zmyslom reportingu nie je vyrábať ďalšie tabuľky. Zmyslom je skrátiť čas medzi tým, keď sa niečo v prevádzke udeje, a tým, keď na to manažér zareaguje.
Čo sa zmení v každodennej prevádzke
- Účtovníctvo dostáva prevádzkové podklady priebežne a v jednotnej štruktúre.
- Menej dokladov sa ručne prepisuje medzi systémami.
- Manažment vidí výnosy a odchýlky skôr než pri mesačnej uzávierke.
- Platby a doklady majú lepšiu väzbu a dohľadateľnosť.
- Reporting sa používa na rozhodovanie, nie iba archiváciu minulosti.
PREPOJENÉ MODULY ELLIPSE
Toto riešenie stojí na prepojení viacerých častí platformy
Hotelový PMS
Ellipse POS
MCP konektorČASTÉ OTÁZKY
Na čo sa nás prevádzky pýtajú
Nahrádza Ellipse účtovný systém?
Nie. Ellipse je prevádzkový systém a pripravuje alebo prenáša dáta do účtovníctva podľa konkrétnej integrácie a nastavenia.
Dá sa automatizovať účtovanie všetkého?
Rozsah závisí od účtovného systému, typu dokladov a kvality nastavenia analytiky. Automatizácia sa má zavádzať postupne a kontrolovane.
Čo je Morning Coffee report?
Manažérsky report s vybranými aktuálnymi ukazovateľmi prevádzky, ktorý môže vedenie dostávať pravidelne, napríklad ráno.
Je prevádzkový report to isté ako účtovná závierka?
Nie. Prevádzkový report slúži na rýchle riadenie. Účtovná závierka má vlastné pravidlá a kontrolné procesy.
AKO BY TO FUNGOVALO U VÁS?
Ukážte nám, čo dnes účtovníctvo prepisuje ručne
Na stretnutí si môžeme nakresliť tok dokladu od recepcie alebo POS až do účtovníctva a označiť miesta, kde dnes vzniká zbytočná práca.
