Toto počúvame na stretnutiach s prevádzkami
Eventy sa menia až do poslednej chvíle. Ak je ponuka v PDF, rooming list v Exceli, úlohy v chate a catering v samostatnom systéme, každá zmena sa musí ručne preniesť do viacerých miest.
Najdrahšie chyby nevznikajú pri výpočte ceny. Vznikajú, keď prevádzka pripraví nesprávny počet miest, jedál, izieb alebo techniky.
Prečo nestačí opraviť iba jeden krok
Kongres potrebuje jednu platnú objednávku, z ktorej čítajú obchod, recepcia, kuchyňa aj technici. Každé oddelenie môže mať svoj pohľad, ale nie svoju verziu akcie.
Obchod vytvorí jednu akciu a jej verziu
Cenová ponuka obsahuje sály, ubytovanie, catering, techniku a ďalšie služby. Po potvrdení sa z nej stane základ realizácie.
Pri zmene sa aktualizuje tá istá akcia namiesto vytvárania ďalších súborov s názvom FINAL_v7.
Blok izieb je súčasťou eventu
Skupinová rezervácia a rooming list nadväzujú na hotelovú dostupnosť. Recepcia vidí, koľko izieb je blokovaných, potvrdených a obsadených.
Zmena počtu účastníkov sa tak premietne aj do ubytovacej časti.
Catering a technika pracujú s aktuálnym počtom
Kuchyňa vidí aktuálny počet hostí, menu a čas servisu. Technici vidia požiadavky na projekciu, ozvučenie či prestavbu sály.
Úlohy je možné posunúť konkrétnym ľuďom cez Ellipse Team.
Konečné vyúčtovanie vychádza zo skutočného čerpania
Po akcii sa porovná objednané a reálne čerpané: izby, catering, technika, doplnkové služby a zálohy.
Výsledkom je účet, ktorý má jasnú väzbu na obchodnú dohodu aj reálny priebeh akcie.
VÝSLEDOK V PREVÁDZKE
Čo sa zmení v každodennej práci
- Jedna platná verzia eventu pre všetky oddelenia.
- Blok izieb a sály v rovnakom procese.
- Kuchyňa a technici pracujú s aktuálnymi údajmi.
- Menej zmien prenášaných e-mailom a telefonátom.
- Jednoduchšie konečné vyúčtovanie.
PREPOJENÉ MODULY ELLIPSE
Riešenie nevzniká v izolovanom module
Kongresový modul
Hotelový PMS
Ellipse Team
Ellipse POSČASTÉ OTÁZKY
Na čo sa nás prevádzky pýtajú
Dá sa k eventu blokovať hotelová kapacita?
Áno, kongresový proces môže nadväzovať na skupinové rezervácie v PMS.
Ako sa rieši zmena počtu účastníkov?
Aktualizuje sa platná objednávka a zmena sa premietne do relevantných častí akcie.
Vie systém riešiť aj techniku?
Áno, technika a ďalšie prenajímané zdroje môžu byť súčasťou eventovej objednávky.
Ako sa riešia zálohy?
Zálohy sa viažu na akciu a zohľadnia sa pri konečnom vyúčtovaní podľa nastavenia.
AKO BY TO FUNGOVALO U VÁS?
Pošlite nám jednu vašu poslednú kongresovú objednávku
Na nej ukážeme, čo dnes žije v e-maile, Exceli a hlavách ľudí a ako by sa rovnaká akcia riadila v jednom workflow.
