Toto počúvame na stretnutiach s prevádzkami
Pri firemných pobytoch nie je problém vytvoriť PDF. Problém je vedieť, kto je objednávateľ, kto je odberateľ, kto je platca a ktoré položky patria na ktorý účet.
Keď sa dohoda mení e-mailom a jednotlivé oddelenia majú inú verziu, opravy faktúr vznikajú až po odchode, keď je hosť preč a účtovníctvo už čaká na doklad.
Prečo nestačí opraviť iba jeden krok
Správna faktúra je výsledok dobre nastaveného pobytu. Ak sa firemný a súkromný účet oddelia až na konci, recepcia musí spätne rozhodovať, čo patrí komu.
Odberateľa a platcu definujte pri objednávke
Firemná rezervácia môže mať firemného odberateľa, konkrétnu fakturačnú adresu a pravidlá, ktoré položky firma hradí. Tieto údaje majú byť dostupné recepcii ešte pred príchodom.
Pri skupinách je dôležité rozlíšiť spoločný firemný účet a individuálne účty hostí.
Záloha musí vedieť, ku ktorému pobytu patrí
Prijatá záloha alebo platba sa viaže na správnu rezerváciu a odberateľa. Pri vyúčtovaní sa potom nemusí hľadať, ktorú faktúru má záloha znížiť.
Ak firma objednáva viac pobytov, interné pravidlá a referencie pomáhajú ekonomike udržať poriadok v párovaní.
Firemné a súkromné položky oddeľte počas pobytu
Ubytovanie, raňajky či parkovanie môže ísť na firemný účet, zatiaľ čo minibar, wellness alebo osobná večera ostane hosťovi. Recepcia tak nemusí pred check-outom presúvať desiatky položiek naraz.
Aj útrata z Ellipse POS sa môže podľa nastavenia pripísať na správny hotelový účet.
Check-out je kontrola, nie účtovná rekonštrukcia
Pri odchode recepcia skontroluje pripravené rozdelenie, doplní prípadné zmeny a vystaví doklad.
Ak je účtovníctvo napojené, dáta môžu pokračovať ďalej bez ďalšieho ručného prepisovania.
VÝSLEDOK V PREVÁDZKE
Čo sa zmení v každodennej práci
- Menej dobropisov a opravovaných faktúr po odchode.
- Jasné rozdelenie firemných a súkromných položiek.
- Zálohy sú naviazané na správne rezervácie.
- Recepcia má obchodnú dohodu viditeľnú priamo pri pobyte.
- Účtovníctvo dostáva konzistentnejšie podklady.
PREPOJENÉ MODULY ELLIPSE
Riešenie nevzniká v izolovanom module
Hotelový PMS
Ellipse Pay
Ellipse POSČASTÉ OTÁZKY
Na čo sa nás prevádzky pýtajú
Môže jedna rezervácia obsahovať viac odberateľov?
Podľa nastavenia účtov a dokladov sa položky môžu rozdeliť medzi rôznych platcov.
Dá sa oddeliť minibar od ubytovania?
Áno, položky je možné viesť na samostatných účtoch podľa dohody s firmou.
Je PDF faktúra automaticky eFaktúra?
Nie. Štruktúrovaná elektronická faktúra je iný formát než PDF; konkrétny export závisí od integrácie.
Vie sa záloha automaticky odpočítať?
Ak je správne naviazaná na pobyt a doklad, môže byť súčasťou vyúčtovania bez ručného dohľadávania.
AKO BY TO FUNGOVALO U VÁS?
Prejdime si jeden firemný pobyt ešte pred príchodom hostí
Ukážeme, kde nastaviť odberateľa, kto čo platí, ako sa správajú zálohy a čo uvidí recepcia pri check-oute.
