Spoločnosť

Prechod na Ellipse

Prechod z iného systému nie je skok naslepo. Najprv je plán, potom import dát, školenie tímu a až nakoniec ostré spustenie.

Plán (2–5 týždňov)

Prechod je rozvrhnutý vopred. Pri hoteli a komplexnejšom rezorte trvá v priemere 9 až 21 dní. Keď je dát viac alebo tím nemá na implementáciu toľko času, môže siahať až po 26 pracovných dní. Kroky idú v pevnom poradí a každý nadväzuje na predchádzajúci.

Tempo najviac ovplyvňuje to, ako skoro sú k dispozícii exporty z pôvodného softvéru a koľko času vie prevádzka migrácii venovať. Osvedčené je mať v hoteli jedného manažéra, ktorý Ellipse pozná detailne a vie usmerniť kolegov.

Import dát (API alebo XLS)

Dáta sa importujú, neprepisujú sa ručne. Najprv sa vyplní setupovací súbor v Exceli: názov a adresa hotela, identifikačné údaje, bankové účty, sadzby DPH, typy platieb, používatelia a práva, cenové tarify. Po jeho spracovaní vznikne základ systému: sklady a kategórie, dodávatelia, kategórie izieb a konkrétne izby, kapacity, vybavenie, číselné rady faktúr a šablóny dokladov.

Potom sa prenášajú existujúce aj budúce rezervácie, vrátane viacizbových, história hostí pre štatistiky a hlásenia, CRM klienti a vernostné karty aj s kreditom, skladové karty, receptúry a kalkulácie, EAN kódy, typy darčekových poukazov, už predané a ešte nevyužité poukazy a zálohové faktúry s väzbou na rezervácie. Opakovaný import klientov existujúce záznamy aktualizuje.

Ak export pripravuje aplikácia ellipse_migr, tie isté dáta idú priamo cez API namiesto súborov. Receptúry z Blue Gastra sa importujú z XML exportu. Ten export zabezpečuje podpora ASSECO Slovakia alebo autorizovaný servis Blue Gastra.

Školenia

Školenia sú štyri celky podľa pracovnej pozície. Pred osobným tréningom si tím pozrie videá k danému celku. Osobné školenie je potom o praktickej práci a konkrétnych otázkach. Manažment je výnimka: prebieha ako konzultácia nad nastaveniami a videá vopred nevyžaduje.

Manažment a nastavenia sú pre majiteľov, manažérov a účtovníkov: používatelia a práva, účtovné číselné rady, daňové nastavenia, napojenie na účtovníctvo a banku, reporty. Ubytovanie a rezervácie sú pre recepciu a rezervačný tím: plachta, rezervácie, príchod a odchod, zmeny pobytu, vyúčtovanie, skupiny a channel manager. Gastro a sklady sú pre reštauráciu, bar a sklad: pokladňa, príjem a inventúra, receptúry, externé pokladne, účtovanie na izbu a denné uzávierky. Marketing a online predaj sú pre marketing, obchod a manažment: booking engine, pobytové balíky, darčekové poukazy, CRM, e-maily, vernostný program a hodnotenia.

GO live

Ostré spustenie príde až po príprave, založení Ellipse, dávkových súboroch, školeniach, importe dát a integráciách. V minimálnom pláne je na samotné spustenie krátke okno, približne tri hodiny. Doplnky nasledujú až po štarte.