Poznáte ten manažérsky bludný kruh. Rozdáte úlohy za pochodu, považujete ich za vybavené a oni idú jednoducho do stratena. Prechádzate chodbou vidíte škvrnu na stene, ktorú ste už dávno mali za vyriešenú.

Riadenie hotelovej prevádzky zahŕňa množstvo detailov, ktoré je potrebné neustále sledovať. Všetko držíte v hlave až sa z toho idete pomaly zblázniť alebo ste už v nejakej tej fáze šialenstva a vyhorenia už dnes. Bez spoľahlivého taskovacieho systému sa tieto úlohy môžu ľahko prehliadnuť alebo odložiť na neskôr, čo môže viesť k nespokojnosti hostí a neefektívnej prevádzke.

Práve preto sme sa rozhodli do nášho hotelového systému Ellipse integrovať nový taskovací systém, ktorý prináša manažérom a hotelovým tímom veľa praktických výhod.

 

 

Čo prináša nový taskovací systém v systéme Ellipse?

Náš nový taskovací systém je navrhnutý tak, aby manažérom hotelov pomohol udržať prevádzku pod kontrolou. Medzi hlavné funkcie systému patrí:

  • Možnosť pridávať úlohy s rôznou prioritou – Určite si urgentnosť každej úlohy, aby váš tím vedel, ktoré úlohy je potrebné splniť okamžite. 
  • Nahrávanie fotodokumentácie – Pridávajte fotografie k úlohám, či už ide o poškodenú izbu alebo zvädnutý kvet v lobby, či kopa snehu na parkovisku. 
  • Tímová spolupráca – Vytvárajte tímy a prideľujte úlohy konkrétnym oddeleniam (údržba, housekeeping, recepcia, šoféri, F&B)
  • Automatické pripomienky – Systém automaticky pripomenie dôležité úlohy, ako je napríklad príprava špeciálnej výzdoby pri pobytových balíkoch, transfer hosťa v deň príchodu, objednané víno na apartmán a pod. 
  • Prehľad a kontrola nad úlohami – V reálnom čase vidíte, ktoré úlohy sú splnené, ktoré meškajú a ktoré čakajú na spracovanie. Vaši kolegovia pridávajú nové komentáre k úlohám a používatelia s povolením môžu delegovať úlohy iným kolegom alebo z hotelového úseku na konkrétneho zamestnanca. 

 

 

Praktické príklady využitia taskovacieho systému

  • Romantické pobytové balíky Pri romantických balíkoch je často potrebné zabezpečiť výzdobu izby, fľašu vína alebo špeciálne priania hostí. Taskovací systém automaticky upozorní tím na tieto požiadavky a zabezpečí, že sa na nič nezabudne. Bez manuálneho zásahu. 
  • Údržba a opravy Ak personál nahlási problém v izbe, napríklad nefunkčnú klimatizáciu, stačí vytvoriť úlohu s popisom a fotkou problému. Údržbársky tím dostane notifikáciu a problém môže byť rýchlo vyriešený.
  • Pravidelné kontroly a inventúry Manažéri môžu pridávať opakujúce sa úlohy, ako je kontrola minibarov alebo inventúra vybavenia, a mať istotu, že tieto kontroly prebiehajú podľa plánu.
  • Príprava konferenčných miestností Ak hotel ponúka konferenčné priestory, taskovací systém pomáha tímu zabezpečiť, že miestnosť bude pripravená na čas, vrátane technického vybavenia, rozloženia stolov a občerstvenia.
  • Zabudnuté predmety hostí Pri náleze zabudnutého predmetu v izbe môže personál vytvoriť úlohu s popisom a fotkou predmetu. Systém zaistí, že predmet bude evidovaný a hostia budú informovaní. Autentická fotka zabudnutých náúšníc na nočnom stolíku zvyšuje lojálnosť hostí a prinesie wau efekt, ktorý sa v každom hoteli nevidí. 
  • Príprava sezónnych dekorácií a výzdob Chcete byť najlepší a najkrajší. Obmieňajte dekorácie podľa sezóny alebo špeciálnych akcií, vytvorte pripomienky pre kolegov v správny čas.
  • Obsluha VIP hostí Pri príchode VIP hostí je dôležité zabezpečiť špeciálne služby, ako napríklad uvítací balíček alebo personalizované prianie. Taskovací systém upozorní personál na tieto špeciálne úlohy.

 

 

Najväčšie pridané hodnoty pre manažérov

  • Jednoduché sledovanie úloh v reálnom čase – Už žiadne chaotické zápisky na papieri. Všetky úlohy sú prehľadne zobrazené na jednom mieste.
  • Zlepšená komunikácia v tíme – Každý člen tímu vie presne, aké úlohy má na starosti a dokáže priamo v systéme pridávať poznámky alebo fotografie.
  • Vyššia spokojnosť hostí – Vďaka lepšej organizácii sú hostia obslúžení rýchlejšie a ich požiadavky sú splnené na 100 %.
  • Automatizácia pripomienok – Už žiadne zabudnuté úlohy. Systém automaticky upozorňuje na dôležité termíny a úlohy.
  • Zvýšenie efektivity práce – Manažéri aj personál trávia menej času hľadaním informácií a viac času skutočným riešením úloh.

Taskovací systém v Ellipse prináša novú éru v kontrole a riadení hotelovej prevádzky. Pomáha manažérom a tímom udržať si prehľad o úlohách, zlepšuje komunikáciu a zabezpečuje, že žiadna dôležitá úloha nebude prehliadnutá. Vďaka automatickým pripomienkam a možnosti pridávať fotodokumentáciu sa zvyšuje efektivita práce, čo vedie k vyššej spokojnosti hostí a lepším výsledkom hotela. Veríme, že táto nová súčasť nášho systému sa vám bude páčiť a vylepší každodennú efektivitu, presnosť, vyššiu spokojnosť hostí a celkovo lepšie výsledky hotela a napĺňanie biznisových cieľov. 

Už v najbližšom update aj vo vašom systéme Ellipse!