V našom predchádzajúcom článku sme vám predstavili základné funkcie kongresového modulu systému Ellipse Cloud. Teraz sa zameriame na konkrétne kroky potrebné na vytvorenie eventu. Predstavíme si možnosti, ako môžete využívať dostupné funkcie na plánovanie a riadenie podujatí. Ukážeme si, ako jednoducho a efektívne pracovať s kongresovou plachtou, nastavovať detaily podujatia, integrovať partnerov a využívať pokročilé funkcie pre správu faktúr a položiek.

 

Od prvých plánov až po starostlivosť o zákazníka?

V jednotlivých bodoch si predstavíme funkcie, ktoré systém ponúka.

  • Prehľad dostupnosti termínov
  • Vytvorenie cenovej ponuky - predrezervácia termínu s opciou
  • Rôzne verzie cenových ponúk
  • Záväzná objednávka a alokácia izieb v plachte
  • Zmluva k podujatiu a proforma faktúra
  • Plán F&B a doplnkových služieb
  • Komplexný itinerár akcie
  • Interné pokyny pre jednotlivé hotelové úseky
  • Skladové hospodárstvo - odťažovanie skladov po evente
  • Zúčtovanie akcie v PAYMASTRI - zbernom účte pre podujatie
  • Vyhodnotenie eventu, spätná väzba
  • Opakované oslovenie klienta

 

Vytvorenie eventu

Event vytvárame v kongresovej plachte, kde nachádzame dostupný priestor podľa klientových požiadaviek a vypĺňame základné údaje, o ktoré nás systém žiada.

Následne máte možnosť prejsť do detailu podujatia, v ktorom sú jednotlivé záložky, ktoré postupne s ohľadom na prebiehajúcu komunikáciu vypĺňate.

Systém ponúka možnosť pridať partnera. Ak ju využijete, údaje partnera budete mať automaticky vyplnené na potrebných dokumentoch a faktúrach. Zároveň máte možnosť vytvoriť aj paymaster.

Táto možnosť nám prináša to, že všetky faktúry, zálohové faktúry a pod. budú vždy prepojené s touto kongresovou ponukou a vždy teda budú bezproblémovo dohľadateľné a správne priradené. Samozrejme ostáva aj funkcia naťažovania položiek z ubytovania, z externých pokladní ale aj položky pripravené priamo v kongresovom module.

Pri nastavovaní základných informácií v ponuke nájdete možnosť priradenia kontaktnej osoby s prepojením na CRM systém. Kontaktná osoba je tak vždy zobrazená aj na dokumentoch v hlavičke. Náš CRM systém je komplexný CRM systém, ktorý komunikuje naprieč celým ELLIPSE CLOUD a jednotlivými modulmi, čo znamená, že si tvoríte jednu štruktúrovanú databázu.

 

Timeline a interný harmonogram

Timeline vytvára časový harmonogram vhodný aj pre klienta. Zároveň slúži na zadefinovanie pokynov pre jednotlivé úseky. Systém jednotlivé úlohy radí automaticky podľa časov. Samozrejme texty, či poznámky, ale aj konkrétne časy je možné meniť, či mazať. Pri zadávaní jednotlivých úloh sa je možné rozhodnúť, či ich jedným klikom označíte, ako interné, alebo verejné a teda vhodné aj pre informovanie klienta.

Veľmi inovatívna funkcia je aj schovanie interných cien. Ak mám ceny pri danom evente nahodené, no nechcem, aby ich všetci, ktorí sa dostanú k podkladom videli, je možné ceny veľmi ľahko skryť.

Stravovanie a ubytovanie

Ubytovanie účastníkov podujatia viete pridávať priamo cez kongresový modul, kde máte všetky potrebné nástroje na úpravu, či doplnenie jednotlivých rezervácií.

Vďaka záložke stravovanie dokážete naplánovať kompletné informácie pre F&B.  Vrátane kalkulácií. Viete si dopredu pripraviť aj konkrétne balíky (večerný bufet, svadobný balíček a pod), ktoré jedným klikom, vďaka zostavám, viete naťažiť do cenovej ponuky.

Technika a služby 

Rovnako, ako v predchádzajúcich záložkách, aj tu viete po jednotlivých dňoch pripraviť a pridať reálne položky, ktoré potrebujete. Môžete jednoducho spravovať technické vybavenie a služby, ktoré sú potrebné pre úspešné usporiadanie každého podujatia, od audiovizuálnych zariadení až po špeciálne požiadavky na služby.

Komunikácia

Pod touto záložkou nájdete automaticky vygenerovanú cenovú ponuku, ale aj možnosť vytvorenia zálohovej faktúry. Keď sa termín eventu približuje, práve tu nájdete možnosť vygenerovania harmonogramu, ktorý viete rovno zo systému poslať klientovi a vďaka tomu vidíte celú následnú komunikáciu.

Sklad

Systém ponúka možnosť vytvorenia automatickej výdajky. V danej výdajke viete upraviť reálne počty v prípade, že sa menili na poslednú chvíľu. Navyše, systém automaticky aktualizuje stav zásob, čím zabezpečuje presnú evidenciu a minimalizuje riziko nedostatkov počas podujatia. Okrem toho môžete sledovať históriu všetkých výdajok, čo vám umožní lepšie plánovanie a efektívnejšie riadenie zásob pre budúce eventy.

Kongresový modul v systéme Ellipse Cloud vám ponúka robustné a intuitívne riešenie pre plánovanie a riadenie eventov. Vďaka jeho širokej škále funkcií, ako sú detailné časové harmonogramy, integrované možnosti pre stravovanie a ubytovanie, či jednoduchá správa komunikácie a fakturácie, môžete výrazne zlepšiť efektivitu a kvalitu vašich podujatí.