Schránka na klíče není evidencí
Ať už jde o apartmán, chalupu nebo hotel s nočním příjezdem, povinnost je stejná: musíte vědět, kdo u vás přenocoval. Když hosta nevidíte, papírový registrační formulář na pultu zůstane prázdný a ráno doplníte jméno z portálu, které na dokladu vypadá jinak.
Zákonná evidence není selfie do galerie. Jsou to údaje, které dokážete obhájit: totožnost, bydliště, státní příslušnost, účel a délka pobytu, podpis. Přesný rozsah se řiďte podle aktuálních předpisů pro vaše zařízení, ne podle šablony z internetu.
Co check-in zajistí ještě předtím, než host vstoupí
Online check-in zašle hostovi formulář k rezervaci. Host vyplní číslo občanského průkazu nebo pasu, případně víza, adresu, zemi, účel pobytu, příjezd a odjezd. Podpis zůstane u záznamu, ne na papíře, který nikdo nezařadí do evidence.
Z těchto stejných údajů se vytváří hotelová kniha a statistický výkaz. Nemusíte hosty přepisovat do druhé tabulky v neděli večer, když máte odevzdat podklady.
- Údaje z dokladu vázané na konkrétní rezervaci a pokoj
- Podpis hosta uložený při check-inu
- Export knihy hostů pro domácí a zahraniční hosty
- Statistický výkaz z pobytů, nikoli z odhadů
Co tím nenahrazujete
Formulář není hraniční kontrolou ani právním stanoviskem. Jedná se o způsob, jak získat údaje, které předpisy vyžadují od ubytovatele, i v případě, že se s hostem nesetkáte. Pokud vám nějaký údaj chybí, host jej doplní při check-inu, než mu předáte PIN na pokoj.
