Firemní pobyt: správná faktura už při odjezdu

Tohle slýcháme na schůzkách s provozy

U firemního pobytu není problém vytvořit PDF. Problém je vědět, kdo je objednatel, kdo je odběratel, kdo je plátce a které položky patří na který účet.

Když se dohoda mění e-mailem a jednotlivá oddělení mají jinou verzi, opravy faktur vznikají až po odjezdu, když je host pryč a účetnictví už čeká na doklad.

Proč nestačí opravit jen jeden krok

Správná faktura je výsledek dobře nastaveného pobytu. Pokud se firemní a soukromý účet oddělí až na konci, recepce musí zpětně rozhodovat, co patří komu.

Odběratele a plátce definujte při objednávce

Firemní rezervace může mít firemního odběratele, konkrétní fakturační adresu a pravidla, které položky firma hradí. Tyto údaje mají být dostupné recepci ještě před příjezdem.

U skupin je důležité rozlišit společný firemní účet a individuální účty hostů.

Záloha musí vědět, ke kterému pobytu patří

Přijatá záloha nebo platba se váže na správnou rezervaci a odběratele. Při vyúčtování se pak nemusí hledat, kterou fakturu má záloha snížit.

Pokud firma objednává víc pobytů, interní pravidla a reference pomáhají ekonomice udržet pořádek v párování.

Firemní a soukromé položky oddělte během pobytu

Ubytování, snídaně či parkování může jít na firemní účet, zatímco minibar, wellness nebo osobní večeře zůstane hostovi. Recepce tak nemusí před check-outem přesouvat desítky položek najednou.

I útrata z Ellipse POS se může podle nastavení připsat na správný hotelový účet.

Check-out je kontrola, ne účetní rekonstrukce

Při odjezdu recepce zkontroluje připravené rozdělení, doplní případné změny a vystaví doklad.

Pokud je účetnictví napojené, data mohou pokračovat dál bez dalšího ručního přepisování.