Tohle slýcháme na schůzkách s provozy
Eventy se mění až do poslední chvíle. Pokud je nabídka v PDF, rooming list v Excelu, úkoly v chatu a catering v samostatném systému, každá změna se musí ručně přenést na víc míst.
Nejdražší chyby nevznikají při výpočtu ceny. Vznikají, když provoz připraví špatný počet míst, jídel, pokojů nebo techniky.
Proč nestačí opravit jen jeden krok
Kongres potřebuje jednu platnou objednávku, ze které čtou obchod, recepce, kuchyně i technici. Každé oddělení může mít svůj pohled, ale ne svou verzi akce.
Obchod vytvoří jednu akci a její verzi
Cenová nabídka obsahuje sály, ubytování, catering, techniku a další služby. Po potvrzení se z ní stane základ realizace.
Při změně se aktualizuje tatáž akce místo vytváření dalších souborů s názvem FINAL_v7.
Blok pokojů je součástí eventu
Skupinová rezervace a rooming list navazují na hotelovou dostupnost. Recepce vidí, kolik pokojů je blokovaných, potvrzených a obsazených.
Změna počtu účastníků se tak promítne i do ubytovací části.
Catering a technika pracují s aktuálním počtem
Kuchyně vidí aktuální počet hostů, menu a čas servisu. Technici vidí požadavky na projekci, ozvučení či přestavbu sálu.
Úkoly je možné posunout konkrétním lidem přes Ellipse Team.
Konečné vyúčtování vychází ze skutečného čerpání
Po akci se porovná objednané a reálně čerpané: pokoje, catering, technika, doplňkové služby a zálohy.
Výsledkem je účet, který má jasnou vazbu na obchodní dohodu i reálný průběh akce.
VÝSLEDEK V PROVOZU
Co se změní v každodenní práci
- Jedna platná verze eventu pro všechna oddělení.
- Blok pokojů a sály ve stejném procesu.
- Kuchyně a technici pracují s aktuálními údaji.
- Méně změn přenášených e-mailem a telefonátem.
- Jednodušší konečné vyúčtování.
PROPOJENÉ MODULY ELLIPSE
Řešení nevzniká v izolovaném modulu
Kongresový modul
Hotelový PMS
Ellipse Team
Ellipse POSČASTÉ OTÁZKY
Na co se nás provozy ptají
Dá se k eventu blokovat hotelová kapacita?
Ano, kongresový proces může navazovat na skupinové rezervace v PMS.
Jak se řeší změna počtu účastníků?
Aktualizuje se platná objednávka a změna se promítne do relevantních částí akce.
Umí systém řešit i techniku?
Ano, technika a další pronajímané zdroje mohou být součástí eventové objednávky.
Jak se řeší zálohy?
Zálohy se vážou na akci a zohlední se při konečném vyúčtování podle nastavení.
JAK BY TO FUNGOVALO U VÁS?
Pošlete nám jednu vaši poslední kongresovou objednávku
Na ní ukážeme, co dnes žije v e-mailu, Excelu a hlavách lidí a jak by se stejná akce řídila v jednom workflow.
