Tohle slýcháme na schůzkách s provozy
Hotel denně vytváří velké množství událostí: pobyty, zálohy, faktury, pokladní tržby, kartové platby, bankovní pohyby, skladové výdeje a interní přesuny. Pokud se každý z těchto toků na konci měsíce ručně skládá do účetnictví, vzniká úzké hrdlo.
Pro vedení je ještě větší problém čas. Manažer nepotřebuje vědět 20. den následujícího měsíce, že předchozí měsíc nesplnil plán. Potřebuje to vidět tehdy, když má ještě čas reagovat.
Jak to řeší Ellipse
Nejde o jednu funkci navíc. Důležité je, aby jednotlivé kroky na sebe navazovaly a stejný údaj se nemusel zadávat v každém oddělení znovu.
Nejprve je třeba uklidit analytiku, až potom automatizovat
Při nasazení je potřeba nastavit, kam patří jednotlivé výnosy – ubytování, gastro, wellness, doplňkové služby a další střediska. Až potom má automatický export do účetnictví smysl.
Stejný princip platí u nákladů ze skladů. Cílem není poslat do účetnictví víc dat, ale poslat je správně rozdělené a dohledatelné.
Doklad a jeho úhrada musí vědět o sobě
Vystavená faktura nebo uzávěrka je jedna strana příběhu. Druhá je způsob úhrady. Při integrovaných platebních tocích umí Ellipse spojovat transakce s doklady a připravit účetnictví kvalitnější podklad na párování.
Čím méně ručních převodů mezi PMS, POS, platebním systémem a účetnictvím, tím méně práce vzniká při měsíční kontrole.
Manažerský výsledek nemá čekat na účetní uzávěrku
Provozní čísla mohou být dostupná průběžně. Morning Coffee report může manažerovi ráno přinést výnosy, obsazenost, porovnání s plánem a minulým obdobím, tempo budoucích rezervací nebo další ukazatele podle nastavení.
Není to náhrada účetní závěrky. Je to manažerský radar, který upozorní, že prodej zaostává nebo že některé středisko se vyvíjí jinak, než se plánovalo.
Číslo musí vést k akci
Pokud report ukáže slabší budoucí období, hotel může reagovat cenou, kampaní, pobytovým balíčkem nebo obchodní aktivitou. Pokud ukáže meškající provozní úkoly, manažer vidí i tento kontext.
Smyslem reportingu není vyrábět další tabulky. Smyslem je zkrátit čas mezi tím, kdy se něco v provozu stane, a tím, kdy na to manažer zareaguje.
Co se změní v každodenním provozu
- Účetnictví dostává provozní podklady průběžně a v jednotné struktuře.
- Méně dokladů se ručně přepisuje mezi systémy.
- Management vidí výnosy a odchylky dřív než při měsíční uzávěrce.
- Platby a doklady mají lepší vazbu a dohledatelnost.
- Reporting se používá k rozhodování, ne jen k archivaci minulosti.
PROPOJENÉ MODULY ELLIPSE
Toto řešení stojí na propojení několika částí platformy
Hotelový PMS
Ellipse POS
MCP konektorČASTÉ OTÁZKY
Na co se nás provozy ptají
Nahrazuje Ellipse účetní systém?
Ne. Ellipse je provozní systém a připravuje nebo přenáší data do účetnictví podle konkrétní integrace a nastavení.
Dá se automatizovat účtování všeho?
Rozsah závisí na účetním systému, typu dokladů a kvalitě nastavení analytiky. Automatizace se má zavádět postupně a kontrolovaně.
Co je Morning Coffee report?
Manažerský report s vybranými aktuálními ukazateli provozu, který může vedení dostávat pravidelně, například ráno.
Je provozní report totéž co účetní závěrka?
Ne. Provozní report slouží k rychlému řízení. Účetní závěrka má vlastní pravidla a kontrolní procesy.
JAK BY TO FUNGOVALO U VÁS?
Ukažte nám, co dnes účetnictví přepisuje ručně
Na schůzce si můžeme nakreslit tok dokladu od recepce nebo POS až do účetnictví a označit místa, kde dnes vzniká zbytečná práce.
