Společnost

Přechod na Ellipse

Přechod z jiného systému není skok naslepo. Nejdřív je plán, pak import dat, školení týmu a teprve potom ostrý start.

Plán (2–5 týdnů)

Přechod je rozvržený předem. U hotelu a komplexnějšího resortu trvá v průměru 9 až 21 dní. Když je dat víc nebo tým nemá na implementaci tolik času, může sahat až po 26 pracovních dní. Kroky jdou v pevném pořadí a každý navazuje na předchozí.

Tempo nejvíc ovlivňuje to, jak brzy jsou k dispozici exporty z původního softwaru a kolik času může provoz migraci věnovat. Osvědčené je mít v hotelu jednoho manažera, který Ellipse zná detailně a umí usměrnit kolegy.

Import dat (API nebo XLS)

Data se importují, nepřepisují se ručně. Nejdřív se vyplní setupovací soubor v Excelu: název a adresa hotelu, identifikační údaje, bankovní účty, sazby DPH, typy plateb, uživatelé a práva, cenové tarify. Po jeho zpracování vznikne základ systému: sklady a kategorie, dodavatelé, kategorie pokojů a konkrétní pokoje, kapacity, vybavení, číselné řady faktur a šablony dokladů.

Potom se přenášejí existující i budoucí rezervace, včetně vícepokojových, historie hostů pro statistiky a hlášení, CRM klienti a věrnostní karty i s kreditem, skladové karty, receptury a kalkulace, EAN kódy, typy dárkových poukazů, už prodané a ještě nevyužité poukazy a zálohové faktury s vazbou na rezervace. Opakovaný import klientů existující záznamy aktualizuje.

Pokud export připravuje aplikace ellipse_migr, tatáž data jdou přímo přes API místo souborů. Receptury z Blue Gastra se importují z XML exportu. Ten export zajišťuje podpora ASSECO Slovakia nebo autorizovaný servis Blue Gastra.

Školení

Školení jsou čtyři celky podle pracovní pozice. Před osobním tréninkem si tým pustí videa k danému celku. Osobní školení je pak o praktické práci a konkrétních otázkách. Management je výjimka: probíhá jako konzultace nad nastavením a videa předem nevyžaduje.

Management a nastavení jsou pro majitele, manažery a účetní: uživatelé a práva, účetní číselné řady, daňová nastavení, napojení na účetnictví a banku, reporty. Ubytování a rezervace jsou pro recepci a rezervační tým: plachta, rezervace, příjezd a odjezd, změny pobytu, vyúčtování, skupiny a channel manager. Gastro a sklady jsou pro restauraci, bar a sklad: pokladna, příjem a inventura, receptury, externí pokladny, účtování na pokoj a denní uzávěrky. Marketing a online prodej jsou pro marketing, obchod a management: booking engine, pobytové balíčky, dárkové poukazy, CRM, e-maily, věrnostní program a hodnocení.

Ostrý start

Ostrý start přijde až po přípravě, založení Ellipse, dávkových souborech, školeních, importu dat a integracích. V minimálním plánu je na samotné spuštění krátké okno, přibližně tři hodiny. Doplňky následují až po startu.