Dobrý hotelový PMS poznáte podle toho, zda v něm tým zvládne celý pobyt hosta, včetně změn, plateb a předání práce další směně. Při výběru proto nestačí pouze seznam funkcí. Připravte si pro každého dodavatele stejné provozní scénáře a sledujte, kde se údaje zadávají dvakrát, kdo řeší výjimky a co lze zpětně dohledat.
Na prezentaci vypadá každý hotelový systém přehledně. Skutečná zkouška přijde v pátek odpoledne: host mění termín, firma chce rozdělit účet, pokoj ještě není připraven a na portálu právě přibyla rezervace. Právě tyto situace by měly rozhodnout o vašem budoucím systému.
Nejprve si ujasněte, co vlastně kupujete
PMS je systém pro řízení hotelového provozu: rezervací, pokojů, pobytů a účtů hostů. Rezervační engine umožňuje rezervovat pobyt na vlastním webu. Channel manager zajišťuje výměnu podporovaných dat s prodejními portály. Při porovnávání nabídek rozlišujte, co je součástí produktu, co je samostatný modul a co je externí propojení.
Pro hotel s restaurací a wellness centrem je důležité sledovat také tok výdajů a úkolů mezi jednotlivými odděleními. Údaj „máme integraci“ ještě nevysvětluje, co se přenáší, jak rychle, jakým směrem a kdo řeší chybu. Odpověď si vyžádejte na konkrétním příkladu.
Sedm testů, které si přineste na ukázku
1. Rezervace se změní po zaplacení zálohy
Vytvořte pobyt na tři noci, zaúčtujte zálohu a poté pobyt zkraťte na dvě noci. Následně změňte pokoj a přidejte snídani. Sledujte cenu, zůstatek, dostupnost a historii změn.
- Ověřte: Dokáže recepční vysvětlit rozdíl mezi původní a novou cenou bez pomoci tabulky?
- Zeptejte se: Co se při změně přepočítá automaticky a co vyžaduje lidské rozhodnutí?
- Varovný signál: Oprava v jednom okně ponechá původní informaci v dalším.
2. Poslední pokoj se prodává na více místech
Nechte si ukázat přijetí rezervace z podporovaného portálu a následnou změnu dostupnosti. Poté si projděte také zrušení, změnu termínu a chybu v komunikaci. Důležitá je kontrola výsledku, nejen odeslání zprávy.
U channel manažera si nechte potvrdit podporu vašich portálů, mapování kategorií a rozsah konkrétního propojení. Propojení přes XML a iCal nemusí přenášet stejné údaje ani fungovat se stejnou frekvencí. Žádný test nenahradí dohodu o tom, kdo obdrží upozornění a co má v případě výpadku udělat.
3. Firemní host potřebuje rozdělit účet
Společnost hradí ubytování a snídaně, host platí minibar a wellness. Část pobytu je uhrazena předem. Požádejte o ukázku rozdělení položek, přiřazení plateb a přípravy výstupů pro účetnictví.
Výsledkem testu by měly být srozumitelné účty a dohledatelné vazby, nikoli pouze vytištěný doklad. Zapojte účetní: právě ona dokáže ověřit, zda následná kontrola nevyžaduje ruční rekonstrukci celého pobytu. Konkrétní účetní nastavení s ní odsouhlaste.
4. Host dorazil, ale pokoj ještě není připraven
Úklid změní stav pokoje, kontrola odhalí závadu a recepce musí rozhodnout o přesunu hosta. Vyzkoušejte celý postup také na zařízení, které bude tým během směny používat.
Zeptejte se, kdo může označit pokoj za připravený, jak se nahlásí závada a kdo vidí, že se řeší. V Ellipse Team jsou úkoly, stav pokojů a provozní informace dostupné v mobilní aplikaci. Na ukázce si ověřte, jak je nastavíte pro recepci, pokojské a údržbu ve vašem hotelu.
5. Host provádí rezervaci a platí přes mobil
Projděte si rezervaci na vlastní kůži: vyberte termín, zadejte děti, porovnejte cenové podmínky a přidejte službu. V testovacím prostředí si nechte ukázat i neúspěšnou platbu. Ví host, zda byla rezervace vytvořena? Ví to recepce?
Ellipse Web Booking propojuje výběr pobytu, doplňkových služeb a online platbu s hotelovým systémem. Při hodnocení se nezaměřujte pouze na vzhled. Sledujte také správnost ceny, potvrzení rezervace a to, zda je výsledek okamžitě srozumitelný pro obě strany.
6. Nový recepční pracuje bez pomoci obchodního zástupce
Po krátkém vysvětlení nechte kolegu vytvořit rezervaci, zjistit nedoplatek a připravit odjezd hosta. Zaznamenejte čas, počet otázek a místa, kde se zastaví. Stejný test zopakujte u každého systému.
Ověřte také oprávnění: brigádník, vedoucí recepce a majitel nepotřebují stejný přístup. Kdo může měnit cenu, zrušit položku nebo exportovat data? Dostupnost funkce a oprávnění k jejímu použití jsou dvě odlišné věci.
7. Přechod na nový systém má kontrolní bod i záložní postup
Vyžádejte si písemný rozsah migrace: budoucí rezervace, hosté, zůstatky záloh, ceníky, poukázky a historie nemusí mít stejné možnosti přenosu. Záleží to také na exportu původního dodavatele.
- Kdo porovná počet rezervací, obsazenost a finanční zůstatky před spuštěním?
- Kdy se přestane zapisovat do původního systému a kde se zachytí změny, ke kterým mezitím dojde?
- Kdo přepne prodejní kanály a ověří první rezervaci?
- Jak bude dostupná historie a jak se bude postupovat v případě nedostupnosti internetu?
- Za jakých podmínek bude spuštění odloženo a kdo o tom rozhodne?
Rozsah přenosu si ověřte před podpisem. Obecný slib „přeneseme data“ nenahrazuje seznam dat, kontrol a odpovědných osob.
Jak porovnat výsledky bez emocí
Každému testu udělejte známku od 0 do 3: 0 znamená nezvládnuto, 1 zvládnuto pomocí ručního obcházení, 2 funkční s menším zásahem a 3 zvládnuto týmem s jasnou kontrolou výsledku. Zaznamenávejte si důkazy, ne jen dojem z prezentace.
Pro každý test předem určete váhu podle vašeho provozu. Hotel s velkým podílem firemních hostů dá větší váhu rozdělení účtů; menší apartmánový dům distribuci a vzdálenému příjezdu. Body vynásobte váhami a sečtěte je. Kritický požadavek však označte samostatně: jeho nesplnění nevyváží ani pěkný součet bodů.
Měsíční poplatek není celková cena
Porovnejte stejný rozsah služeb na 36 měsíců: zavedení, předplatné, potřebné moduly, zařízení, podporu, školení, transakční náklady a případný export při odchodu. Samostatně odhadněte čas, který strávíte přípravou a změnou procesů.
Modelový příklad, nikoli výsledek konkrétního klienta: Pokud recepce odstraní 30 opakujících se ručních úkonů denně a každý z nich trvá dvě minuty, uvolní se přibližně 30 hodin za 30denní měsíc. Při modelových mzdových nákladech 12 € za hodinu se jedná o kapacitu v hodnotě 360 €. Nejedná se o automatickou úsporu na mzdách. Přínos vznikne, pokud bude tento čas využit na hosty, prodej nebo pokud dojde k reálnému omezení přesčasů.
Do návratnosti investice započítávejte pouze čas a náklady, které dokážete zdůvodnit. Stejné dvě minuty nepočítávejte současně jako úsporu na recepci i jako úsporu v účetnictví.
Jak do rozhodování zapadá Ellipse
Ellipse PMS je součástí cloudové platformy HORECA GROUP pro hotely a gastronomii. Při výběru má smysl posoudit jej společně s přímým prodejem, distribucí a prací týmu. Podstatné je, zda vaše rezervace, její úhrada a navazující práce tvoří souvislý proces.
Pro ukázku si připravte tři situace, při kterých dnes ztrácíte nejvíce času. Projděte si je od začátku do konce a ověřte, které moduly, nastavení nebo integrace potřebujete.
Domluvte si ukázku systému Ellipse na procesech vašeho hotelu. Do zprávy uveďte počet pokojů, váš současný systém a tři situace, které chcete zjednodušit.
Časté otázky při výběru PMS
Má smysl testovat menší hotel stejně důkladně?
Ano, jen s menším počtem scénářů. Důležité jsou vaše opakované úkony a náročné výjimky, nikoli rozsah prezentace nebo počet funkcí v ceníku.
Musíme vyměnit všechny nástroje najednou?
Ne nutně. Stanovte pořadí změn a pro každý nástroj, který dočasně ponecháte, se dohodněte, jaké údaje si vyměňuje s novým systémem a kdo kontroluje rozdíly.
Jak zjistíme, že výběr byl správný?
Před změnou změřte čas potřebný na vybrané úkony, počet oprav a ručních přepisů. Po zaškolení zopakujte stejné měření při srovnatelném provozu. Spokojenost týmu výsledek doplní, ale nenahradí ho.
