To słyszymy na spotkaniach z obiektami
Przy pobycie firmowym problemem nie jest utworzenie PDF. Problemem jest wiedzieć, kto zamówił, kto jest odbiorcą faktury, kto płaci i które pozycje należą na które konto.
Gdy ustalenia zmieniają się w e-mailach, a działy mają różne wersje, korekty faktur powstają dopiero po wyjeździe, gdy gościa już nie ma, a księgowość czeka na dokument.
Dlaczego nie wystarczy naprawić jednego kroku
Poprawna faktura jest wynikiem dobrze ustawionego pobytu. Jeśli konto firmowe i prywatne rozdziela się dopiero na końcu, recepcja musi wstecznie decydować, co należy do kogo.
Odbiorcę i płatnika określcie już przy zamówieniu
Rezerwacja firmowa może mieć firmowego odbiorcę, konkretny adres do faktury i reguły, które pozycje opłaca firma. Te dane powinny być dostępne recepcji jeszcze przed przyjazdem.
Przy grupach ważne jest rozróżnienie wspólnego konta firmowego i indywidualnych rachunków gości.
Zaliczka musi wiedzieć, do którego pobytu należy
Przyjęta zaliczka albo płatność wiąże się z właściwą rezerwacją i odbiorcą. Przy rozliczeniu nie trzeba już szukać, którą fakturę zaliczka ma pomniejszyć.
Jeśli firma zamawia kilka pobytów, wewnętrzne reguły i referencje pomagają ekonomii utrzymać porządek w parowaniu.
Pozycje firmowe i prywatne rozdzielajcie w trakcie pobytu
Nocleg, śniadanie czy parking mogą iść na konto firmowe, a minibar, wellness albo prywatna kolacja zostaje gościowi. Recepcja nie musi wtedy przed wymeldowaniem przenosić dziesiątek pozycji naraz.
Także konsumpcja z Ellipse POS może według ustawień trafić na właściwy rachunek hotelowy.
Wymeldowanie to kontrola, nie księgowa rekonstrukcja
Przy wyjeździe recepcja sprawdza przygotowany podział, dopisuje ewentualne zmiany i wystawia dokument.
Jeśli księgowość jest podłączona, dane mogą iść dalej bez kolejnego ręcznego przepisywania.
EFEKT W OBIEKCIE
Co się zmieni w codziennej pracy
- Mniej not korygujących i poprawianych faktur po wyjeździe.
- Jasny podział pozycji firmowych i prywatnych.
- Zaliczki są powiązane z właściwymi rezerwacjami.
- Recepcja widzi ustalenia handlowe bezpośrednio przy pobycie.
- Księgowość dostaje spójniejsze podkłady.
POŁĄCZONE MODUŁY ELLIPSE
Rozwiązanie nie powstaje w odizolowanym module
Hotelowy PMS
Ellipse Pay
Ellipse POSCZĘSTE PYTANIA
O co pytają nas obiekty
Czy jedna rezerwacja może mieć kilku odbiorców?
Według ustawienia rachunków i dokumentów pozycje można rozdzielić między różnych płatników.
Czy da się oddzielić minibar od noclegu?
Tak. Pozycje można prowadzić na osobnych rachunkach według umowy z firmą.
Czy faktura PDF jest automatycznie e-fakturą?
Nie. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to inny format niż PDF. Konkretny eksport zależy od integracji.
Czy zaliczka może odliczyć się automatycznie?
Jeśli jest poprawnie powiązana z pobytem i dokumentem, może być częścią rozliczenia bez ręcznego szukania.
JAK BY TO DZIAŁAŁO U WAS?
Przejdźmy jeden pobyt firmowy jeszcze przed przyjazdem gości
Pokażemy, gdzie ustawić odbiorcę, kto za co płaci, jak zachowują się zaliczki i co zobaczy recepcja przy wymeldowaniu.
