Poukaz po uplynutí platnosti není slevou na slovo
Prosinec skončil, v lednu lidé nosí poukázky z loňska. Část z nich je již neplatná, část byla využita v létě a část nebyla nikdy uhrazena, protože šlo o „rezervaci čísla“. Pokud to řešíte jako výjimku u pokladny, každá směna rozhoduje jinak.
Účetní se neptá, jestli jste byli milí. Ptá se, jaká částka je ještě nevyčerpaná a jaká již propadla. Tabulka, do které recepce dopisuje „asi využito“, na to nestačí.
Jak vypadá evidence, kterou dokážete obhájit
Poukaz po uplynutí platnosti má stav „nevyužitý po platnosti“. V CRM je záložka nevyužitých: počet, částka, komu patřily. To neznamená, že hostovi automaticky prodloužíte platnost. Znamená to, že víte, o jakou částku jde, když se rozhodnete udělat výjimku.
Před uzávěrkou si můžete vypsat, co je uhrazeno a nevyčerpáno, co je použito a co je po uplynutí platnosti. Výjimku zaznamenáte jako rozhodnutí, nikoli jako skrytou slevu na účtu.
- Oddělte uhrazené a nevyužité od nikdy neuhrazených
- Po uplynutí platnosti nenechávejte poukaz ve stavu „uvidíme“
- Výjimku zaznamenejte k poukazu, ne do poznámky na pokoji
- Před uzávěrkou porovnejte částku, nikoli počet obálek
Co říct hostovi
Když máte přehled o stavu, můžete říct větu, která sedí: poukaz již není platný, můžeme vám nabídnout nový termín za podmínek, které jste si nastavili. Bez přehledu o stavu budete každý týden nabízet jinou praxi a dárce, který kupuje poukázky hromadně, na to za rok přijde.
