Hosť zaplatí zálohu pri rezervácii, večeru kartou pri stole a pri odchode doplatí zvyšok pobytu. Pre neho sú to tri bežné platby. Pre hotel tri miesta, na ktorých musí sedieť suma, správny účet a príslušný doklad.
Prepojenie platieb s Ellipse znamená, že platba má súvislosť s konkrétnou rezerváciou, objednávkou alebo účtom. Recepcia nemusí rozhodovať len podľa fotografie bankovej aplikácie a obsluha nemusí pri prepojenom termináli znovu prepisovať sumu. Online platba, terminál aj pokladňa majú svoju úlohu a systém ich spája do pracovného postupu.
Šesť pojmov ľudskou rečou
- Platobná brána spracúva online platbu. Hosť cez jej formulár zadá údaje karty a brána vráti výsledok.
- Token karty je náhradný technický identifikátor. Ellipse môže pracovať s odkazom na platobnú operáciu bez uloženia celého čísla karty a CVC na svojom serveri.
- 3D Secure je spôsob overenia držiteľa pri online platbe. Môže zahŕňať potvrdenie v bankovej aplikácii; nejde iba o zadanie SMS kódu. Princíp vysvetľuje štandardizačná organizácia EMVCo.
- Platobný terminál prijíma kartu, mobil alebo hodinky na prevádzke podľa podporovaných možností.
- Tap to Pay umožňuje prijať bezkontaktnú platbu na podporovanom telefóne obsluhy. SoftPOS je softvérové riešenie, ktoré telefónu túto úlohu umožní.
- SORP znamená softvérovú on-line registračnú pokladnicu. V opisovanom cloudovom riešení zabezpečuje evidenciu pokladničných dokladov a komunikáciu so systémom eKasa.
Platobný terminál prijíma peniaze, eKasa eviduje doklad. Tieto úlohy môžu na telefóne nadväzovať v jednom postupe obsluhy, ale technicky ide o samostatné operácie. Aj preto treba vedieť, čo sa stalo, ak jedna uspela a druhá nie.
Online platba: potvrdenie z brány, nie odhad podľa obrazovky
V podporovaných online procesoch Ellipse sa údaje karty odovzdávajú z prehliadača priamo platobnej bráne. Ellipse server celé číslo karty ani CVC nedostáva. Namiesto nich pracuje s identifikátorom potrebným na dokončenie alebo overenie konkrétnej platby.
Pri priamych rezerváciách cez Web Booking, poukazoch, vstupenkách či vybraných objednávkach je podstatné, aby výsledok nebol založený iba na návrate hosťa na ďakovnú stránku. Server overuje platbu u brány a pri príslušnej integrácii kontroluje sumu, menu aj väzbu na objednávku.
Až potvrdený výsledok spustí nadväzujúcu akciu daného procesu: vytvorenie rezervácie alebo poukazu, prípadne priradenie úhrady k existujúcemu záznamu. Systém vie z úspešnej online úhrady vystaviť faktúru podľa nastaveného postupu.
Recepcia môže pracovať aj s odkazom na úhradu pri rezervácii. Hosť otvorí konkrétnu platobnú požiadavku a vidí sumu aj súvisiace údaje. Personál tak nemusí zbierať údaje z karty e-mailom ani ich ručne prepisovať.
Overenie karty nie je úhrada ani rezervácia peňazí
Niektoré pobyty sa majú platiť až neskôr. V podporovanom nastavení Ellipse možno kartu overiť transakciou na 0 eur a s príslušným súhlasom hosťa vytvoriť podklad pre neskoršie zaťaženie. Ukladá sa referencia u platobnej brány, nie celé číslo karty.
Nulové overenie nepotvrdzuje, že bude mať hosť v deň príchodu dostatok peňazí. Nie je to zaplatená záloha ani automaticky blokácia budúcej sumy. Dohodnuté pravidlá platby preto musia hosťovi zrozumiteľne povedať, kedy a za čo môže byť karta zaťažená.
V opísanom postupe môže Ellipse v deň príchodu automaticky vyvolať platbu. Spracovanie chráni pred súbežným opakovaním tej istej operácie. Ak brána platbu nepotvrdí, treba riešiť výsledok a ďalší postup; systém nemôže garantovať schválenie bankou.
Možnosť jednorazovej platby nie je totožná s povolením budúceho zaťaženia. V tomto konkrétnom postupe Ellipse sa vyžaduje podporované overenie karty cez 3D Secure; jednorazová platba mobilnou peňaženkou takýto súhlas sama nevytvára. Dostupnosť si overte podľa aktivovanej platobnej integrácie.
Terminálové platby bez opätovného písania sumy
Pri prepojení Ellipse POS s podporovaným terminálom vychádza platba z účtu v pokladni. Obsluha vyberie spôsob úhrady a suma sa prenesie do platobného procesu. Výsledok sa vráti späť k príslušnému účtu.
Rovnakú logiku možno využiť na recepcii, v reštaurácii alebo pri predaji služieb. Rozhodujúce je konkrétne prepojenie a aktivácia zariadenia. Samostatný terminál, na ktorom sa suma zadáva ručne, ešte neznamená integráciu s hotelovým systémom.
Ak chcete prejsť konkrétnu situáciu v gastre, pozrite si aj prepojenie platby pri stole s pokladňou a dokladom.
Tap to Pay: hosť priloží kartu k telefónu obsluhy
Tap to Pay presúva bezkontaktné prijatie platby do kompatibilného telefónu. Obsluha pracuje v Ellipse POS a hosť priloží kartu alebo podporovanú mobilnú peňaženku. Na dané prijatie platby tak nemusí používať samostatný externý terminál.
To však neznamená, že stačí ľubovoľný mobil. Pred nasadením sa preverí podporované zariadenie, operačný systém, aktivácia platobnej služby a pripojenie. Samostatne sa nastaví pokladničná časť a spôsob odovzdania dokladu hosťovi.
Ellipse POS sa s prevádzkou páruje jednorazovým kódom z manažéra. Ak sa zariadenie stratí, jeho prístup možno zablokovať; kontrola sa uplatní pri ďalšom volaní systému. Tím má preto vedieť, kto blokovanie vykoná a ako oznámiť stratu telefónu.
SORP: pokladničná evidencia môže byť v cloude
Finančná správa rozlišuje medzi typmi pokladníc eKasa aj SORP, teda softvérovú on-line registračnú pokladnicu. Pokladničný program a chránené dátové úložisko môžu byť pri tomto type riešenia umiestnené vo vzdialenom prostredí. Informácie o registrácii uvádza postup pridelenia kódu pokladnice eKasa.
V opísanom zapojení Ellipse pripraví položky, rozpad DPH a spôsob úhrady. Cloudová eKasa zabezpečí príslušnú evidenciu, komunikáciu s Finančnou správou a uloženie v chránenom dátovom úložisku. Výsledok vracia údaje dokladu a podklad pre jeho tlač.
Mobilná pokladňa pritom nie je iba obrazovkou na zadanie sumy. V opísanom riešení pracuje s položkami a DPH, hotovosťou, kartou aj poukazom, úhradou faktúry, stornom, vkladom a výberom. Každý úkon má svoj účel; vklad hotovosti do pokladne nie je predaj služby hosťovi.
Mobil tak nepotrebuje vlastný lokálny fiškálny server. Ak má hosť dostať papierový doklad, stále potrebujete vhodnú tlačiareň a nastavený spôsob tlače. Cloudová evidencia sama neznamená, že fyzické odovzdanie dokladu prestáva byť súčasťou procesu.
Ellipse uchováva aj údaje potrebné na opätovné vytlačenie existujúceho dokladu. Kópia nie je nová tržba. Prevádzkové údaje v PMS a zákonné chránené úložisko eKasy zároveň nie sú tá istá vec.
Čo keď karta prešla, ale doklad nie?
Toto je jedna z najdôležitejších skúšok pred spustením. Ak eKasa odmietne doklad, účet môže zostať otvorený, hoci platobná operácia už uspela. Otvorený účet preto nie je pokyn na automatické zopakovanie platby kartou.
- Overte pôvodnú kartovú transakciu podľa jej identifikátora a výsledku u poskytovateľa.
- Samostatne zistite stav pokladničného dokladu a dôvod odmietnutia alebo nedokončenia.
- Pokračujte postupom pre chýbajúci krok, nie vytvorením druhej platby naslepo.
- Pri nejasnom stave prerušte opakovanie a odovzdajte prípad zodpovednému pracovníkovi alebo podpore.
Platí to aj opačne: vrátenie kartovej platby a oprava pokladničného dokladu sú dva súvisiace kroky. Výpadok internetu, nedostupná služba a zamietnutie bankou potrebujú odlišný postup. Cloudové riešenie nie je prísľubom neobmedzenej prevádzky bez pripojenia.
Modelový príklad: záloha online, doplatok na recepcii
Ilustračný príklad, nie klientsky výsledok. Pobyt stojí 600 eur. Hosť pri rezervácii zaplatí 200 eur online a počas pobytu čerpá ďalšie služby za 40 eur. Ak sú tieto položky správne priradené, na vyrovnanie účtu zostáva 440 eur.
Recepcia nevychádza z pamäti ani z e-mailu hosťa. Skontroluje potvrdenú zálohu a položky účtu. Doplatok 440 eur odošle do podporovaného terminálu alebo Tap to Pay. Po platbe preverí výsledok a príslušné dokončenie dokladu.
Ak karta prešla a následná evidencia dokladu zlyhala, hosťovi sa nesmie bez overenia účtovať ďalších 440 eur. Príklad ukazuje význam nadväznosti stavov; neurčuje daňový režim jednotlivých položiek ani konkrétnu povinnosť evidencie každej online úhrady.
Checklist pre recepciu, gastro a účtáreň
- Vyskúšajte úspešnú, zamietnutú aj prerušenú online platbu.
- Overte, ku ktorému pobytu alebo dokladu sa úhrada priradila.
- Oddeľte kartu overenú na neskoršiu platbu od už zaplatenej rezervácie.
- Na termináli a Tap to Pay skontrolujte zhodu sumy s účtom v POS.
- Prejdite scenár „platba úspešná, eKasa nedokončená“ bez opakovaného zaťaženia.
- Otestujte odovzdanie a opätovnú tlač dokladu.
- Určite postup pri strate telefónu, výpadku a vrátení platby.
- Pri uzávierke porovnajte predaj, kartové transakcie, doklady a vysporiadanie platieb. Nepredpokladajte, že samotná integrácia už automaticky vykonala všetky kontroly.
Prínos, ktorý sa dá overiť v prevádzke
Sledujte počet ručne prepisovaných súm, nejasných platieb, nepriradených úhrad a čas potrebný na vyriešenie rozdielov. Zaznamenajte aj počet prípadov, keď obsluha musí volať účtovníčke. Tak zistíte, či integrácia reálne zjednodušila prácu.
Ellipse Pay prepája platby s hotelovým a predajným procesom. Dohodnite si ukážku online a terminálových platieb na príklade vašej zálohy, doplatku a účtu z reštaurácie. Spoločne prejdeme aj výnimku, pretože práve pri nej sa ukáže, či má tím platbu aj doklad pod kontrolou.
