To słyszymy na spotkaniach z obiektami
Hotel codziennie tworzy dużą liczbę zdarzeń: pobyty, zaliczki, faktury, utargi kasowe, płatności kartą, ruchy bankowe, wydania magazynowe i przesunięcia wewnętrzne. Jeśli każdy z tych przepływów na końcu miesiąca ręcznie składa się do księgowości, powstaje wąskie gardło.
Dla zarządu jeszcze większym problemem jest czas. Menedżer nie potrzebuje wiedzieć 20. dnia następnego miesiąca, że poprzedni miesiąc nie spełnił planu. Potrzebuje to widzieć wtedy, kiedy ma jeszcze czas zareagować.
Jak to rozwiązuje Ellipse
Nie chodzi o jedną funkcję więcej. Ważne jest, żeby kolejne kroki na siebie nachodziły i tych samych danych nie trzeba było wpisywać od nowa w każdym dziale.
Najpierw trzeba uporządkować analitykę, dopiero potem automatyzować
Przy wdrożeniu trzeba ustawić, dokąd należą poszczególne przychody – nocleg, gastro, wellness, usługi dodatkowe i dalsze ośrodki. Dopiero potem automatyczny eksport do księgowości ma sens.
Ta sama zasada obowiązuje przy kosztach z magazynów. Celem nie jest wysłać do księgowości więcej danych, tylko wysłać je prawidłowo podzielone i do odszukania.
Dokument i jego zapłata muszą wiedzieć o sobie
Wystawiona faktura albo zamknięcie to jedna strona historii. Druga to sposób zapłaty. Przy zintegrowanych przepływach płatności Ellipse potrafi łączyć transakcje z dokumentami i przygotować księgowości jakościowszy podkład do parowania.
Im mniej ręcznych przeniesień między PMS, POS, systemem płatności a księgowością, tym mniej pracy powstaje przy miesięcznej kontroli.
Wynik menedżerski nie ma czekać na zamknięcie księgowe
Liczby operacyjne mogą być dostępne na bieżąco. Morning Coffee report może rano przynieść menedżerowi przychody, obłożenie, porównanie z planem i poprzednim okresem, tempo przyszłych rezerwacji albo dalsze wskaźniki według ustawienia.
To nie zastępstwo sprawozdania księgowego. To radar menedżerski, który uprzedzi, że sprzedaż zostaje w tyle albo że jakiś ośrodek rozwija się inaczej, niż planowano.
Liczba musi prowadzić do akcji
Jeśli raport pokaże słabszy przyszły okres, hotel może zareagować ceną, kampanią, pakietem pobytowym albo aktywnością handlową. Jeśli pokaże spóźnione zadania operacyjne, menedżer widzi też ten kontekst.
Sensem reportingu nie jest produkować kolejne tabele. Sensem jest skrócić czas między tym, kiedy coś w obiekcie się wydarzy, a tym, kiedy menedżer na to zareaguje.
Co się zmieni w codziennej pracy
- Księgowość dostaje podkłady operacyjne na bieżąco i w jednej strukturze.
- Mniej dokumentów przepisuje się ręcznie między systemami.
- Zarząd widzi przychody i odchylenia wcześniej niż przy miesięcznym zamknięciu.
- Płatności i dokumenty mają lepsze powiązanie i da się je odszukać.
- Raportowanie używa się do decyzji, nie tylko do archiwizacji przeszłości.
POŁĄCZONE MODUŁY ELLIPSE
To rozwiązanie opiera się na połączeniu kilku części platformy
Hotelowy PMS
Ellipse POS
Konektor MCPCZĘSTE PYTANIA
O co pytają nas obiekty
Czy Ellipse zastępuje system księgowy?
Nie. Ellipse to system operacyjny i przygotowuje albo przenosi dane do księgowości według konkretnej integracji i ustawienia.
Czy da się zautomatyzować księgowanie wszystkiego?
Zakres zależy od systemu księgowego, typu dokumentów i jakości ustawienia analityki. Automatyzację należy wprowadzać stopniowo i kontrolowanie.
Czym jest Morning Coffee report?
Raport menedżerski z wybranymi aktualnymi wskaźnikami obiektu, który zarząd może dostawać regularnie, na przykład rano.
Czy raport operacyjny to to samo co sprawozdanie księgowe?
Nie. Raport operacyjny służy do szybkiego zarządzania. Sprawozdanie księgowe ma własne reguły i procesy kontrolne.
JAK BY TO DZIAŁAŁO U WAS?
Pokażcie nam, co dziś księgowość przepisuje ręcznie
Na spotkaniu możemy narysować przepływ dokumentu od recepcji albo POS aż do księgowości i oznaczyć miejsca, gdzie dziś powstaje zbędna praca.
