Firma

Przejście na Ellipse

Przejście z innego systemu nie jest skokiem w ciemno. Najpierw jest plan, potem import danych, szkolenie zespołu i dopiero start produkcyjny.

Plan (2–5 tygodni)

Przejście jest ułożone z wyprzedzeniem. W hotelu i w bardziej złożonym resorcie trwa średnio od 9 do 21 dni. Przy większej ilości danych albo gdy zespół ma na wdrożenie mniej czasu, może sięgnąć do 26 dni roboczych. Kroki idą w stałej kolejności i każdy wynika z poprzedniego.

Tempo najbardziej zależy od tego, jak szybko są dostępne eksporty z dotychczasowego programu i ile czasu obiekt może poświęcić na migrację. Najlepiej, gdy w hotelu jest jeden menedżer, który zna Ellipse szczegółowo i potrafi poprowadzić kolegów.

Import danych (API lub XLS)

Dane są importowane, a nie przepisywane ręcznie. Najpierw wypełnia się plik startowy w Excelu: nazwa i adres hotelu, dane identyfikacyjne, rachunki bankowe, stawki VAT, typy płatności, użytkownicy i uprawnienia, cenniki. Po jego opracowaniu powstaje podstawa systemu: magazyny i kategorie, dostawcy, kategorie pokoi i same pokoje, pojemności, wyposażenie, serie numeracji faktur i szablony dokumentów.

Następnie przenoszone są rezerwacje obecne i przyszłe, także wielopokojowe, historia gości do statystyk i meldunków, klienci CRM i karty lojalnościowe wraz z kredytem, kartoteki magazynowe, receptury i kalkulacje, kody EAN, typy bonów podarunkowych, bony już sprzedane, a jeszcze niewykorzystane, oraz faktury zaliczkowe powiązane z rezerwacjami. Ponowny import klientów aktualizuje istniejące rekordy.

Jeśli eksport przygotowuje aplikacja ellipse_migr, te same dane idą od razu przez API zamiast plików. Receptury z Blue Gastro importuje się z eksportu XML. Ten eksport zapewnia wsparcie ASSECO Slovakia albo autoryzowany serwis Blue Gastro.

Szkolenia

Szkolenia dzielą się na cztery bloki według stanowiska. Przed treningiem na żywo zespół ogląda filmy do danego bloku. Samo szkolenie jest potem o praktycznej pracy i konkretnych pytaniach. Zarząd jest wyjątkiem: to konsultacja nad ustawieniami i filmy nie są wcześniej wymagane.

Zarząd i ustawienia są dla właścicieli, menedżerów i księgowości: użytkownicy i uprawnienia, serie dokumentów, ustawienia podatkowe, połączenie z księgowością i bankiem, raporty. Noclegi i rezerwacje są dla recepcji i zespołu rezerwacji: grafikon, rezerwacje, przyjazd i wyjazd, zmiany pobytu, rozliczenie, grupy i channel manager. Gastronomia i magazyny są dla restauracji, baru i magazynu: kasa, przyjęcie i inwentaryzacja, receptury, kasy zewnętrzne, księgowanie na pokój i zamknięcie dnia. Marketing i sprzedaż online są dla marketingu, sprzedaży i zarządu: booking engine, pakiety pobytowe, bony, CRM, e-maile, program lojalnościowy i opinie.

Start produkcyjny

Start produkcyjny następuje dopiero po przygotowaniu, założeniu Ellipse, plikach wsadowych, szkoleniach, imporcie danych i integracjach. W planie minimalnym samo uruchomienie to krótkie okno, około trzech godzin. Dodatki dochodzą dopiero po starcie.