Dobry system PMS dla hoteli można rozpoznać po tym, czy zespół jest w stanie za jego pomocą obsłużyć cały pobyt gościa, łącznie ze zmianami, płatnościami i przekazaniem zadań kolejnej zmianie. Dlatego przy wyborze nie wystarczy lista funkcji. Przygotujcie identyczne scenariusze operacyjne dla każdego dostawcy i sprawdźcie, gdzie dane są wprowadzane po raz drugi, kto zajmuje się sytuacjami wyjątkowymi i co można później prześledzić.
Podczas prezentacji każdy system hotelowy wygląda przejrzyście. Prawdziwy test nastąpi w piątek po południu: gość zmienia termin, firma chce podzielić rachunek, pokój nie jest jeszcze gotowy, a na portalu właśnie pojawiła się nowa rezerwacja. Właśnie te sytuacje powinny zadecydować o wyborze waszego przyszłego systemu.
Najpierw ustalcie, co właściwie kupujecie
PMS to system do zarządzania działalnością hotelową: rezerwacjami, pokojami, pobytami i rachunkami gości. Booking engine umożliwia rezerwację pobytu na własnej stronie internetowej. Channel manager zapewnia wymianę obsługiwanych danych z portalami sprzedażowymi. Porównując oferty, należy rozróżnić, co wchodzi w skład produktu, co jest oddzielnym modułem, a co stanowi zewnętrzne połączenie.
W przypadku hotelu z restauracją i centrum wellness ważne jest również śledzenie przepływu wydatków i zadań między działami. Informacja „mamy integrację” nie wyjaśnia jeszcze, jakie dane są przesyłane, jak szybko, w jakim kierunku i kto zajmuje się usuwaniem błędów. Poproście o odpowiedź na konkretnym przykładzie.
Siedem testów, które warto zabrać na prezentację
1. Rezerwacja ulega zmianie po wpłaceniu zaliczki
Utwórz rezerwację na trzy noce, zarejestruj zaliczkę, a następnie skróć pobyt do dwóch nocy. Następnie zmień pokój i dodaj śniadania. Obserwuj cenę, saldo, dostępność i historię zmian.
- Sprawdź: Czy recepcjonista potrafi wyjaśnić różnicę między pierwotną a nową ceną bez korzystania z tabeli pomocniczej?
- Zapytaj: Co jest przeliczane automatycznie przy zmianie, a co wymaga decyzji człowieka?
- Sygnał ostrzegawczy: Poprawka w jednym oknie pozostawia pierwotną informację w kolejnym.
2. Ostatni pokój jest sprzedawany w wielu miejscach
Poproś o pokazanie potwierdzenia rezerwacji z obsługiwanej platformy oraz późniejszej zmiany dostępności. Następnie sprawdź również anulowanie, zmianę terminu i błąd komunikacyjny. Ważna jest kontrola wyniku, a nie tylko wysłanie wiadomości.
W przypadku menedżera kanałów poproś o potwierdzenie obsługi Twoich portali, mapowania kategorii oraz zakresu konkretnej integracji. Połączenia XML i iCal nie muszą przesyłać tych samych danych ani działać z taką samą częstotliwością. Żaden test nie zastąpi ustalenia, kto otrzyma powiadomienie i co ma zrobić w przypadku awarii.
3. Gość korporacyjny musi podzielić rachunek
Firma pokrywa koszty zakwaterowania i śniadań, a gość płaci za minibar i korzystanie z centrum wellness. Część kosztów pobytu jest opłacana z góry. Poproście o przykładowy podział pozycji, przypisanie płatności oraz przygotowanie dokumentów dla księgowości.
Wynikiem testu powinny być przejrzyste rachunki i możliwe do prześledzenia powiązania, a nie tylko wydrukowany dokument. Zaangażuj księgową: to właśnie ona może sprawdzić, czy późniejsza kontrola nie będzie wymagała ręcznej rekonstrukcji całego pobytu. Konkretne ustawienia księgowe uzgodnij z nią.
4. Gość przybył, ale pokój nie jest jeszcze gotowy
Sprzątanie zmienia status pokoju, kontrola wykrywa usterkę, a recepcja musi podjąć decyzję o przeniesieniu gościa. Przetestujcie całą sekwencję czynności również na urządzeniu, z którego zespół będzie korzystał podczas zmiany.
Zapytaj, kto może oznaczyć pokój jako gotowy, w jaki sposób zgłasza się usterkę i kto widzi, że jest ona rozwiązywana. W Ellipse Team zadania, status pokoi i informacje operacyjne są dostępne w aplikacji mobilnej. W prezentacji sprawdź, jak skonfigurować je dla recepcji, pokojówek i personelu technicznego w Twoim hotelu.
5. Gość rezerwuje i płaci przez telefon
Przeprowadź rezerwację samodzielnie: wybierz termin, wprowadź dane dzieci, porównaj warunki cenowe i dodaj usługę. W środowisku testowym sprawdź również, jak wygląda nieudana płatność. Czy gość wie, czy rezerwacja została utworzona? Czy wie o tym recepcja?
Ellipse Web Booking łączy wybór pobytu, usług dodatkowych i płatności online z systemem hotelowym. Podczas oceny nie skupiaj się wyłącznie na wyglądzie. Zwróć również uwagę na poprawność ceny, potwierdzenie rezerwacji oraz to, czy wynik jest od razu zrozumiały dla obu stron.
6. Nowy recepcjonista pracuje bez pomocy handlowca
Po krótkim wyjaśnieniu pozwól koledze dokonać rezerwacji, znaleźć zaległą opłatę i przygotować wyjazd gościa. Zanotuj czas, liczbę pytań oraz miejsca, w których się zatrzymuje. Ten sam test powtórz dla każdego systemu.
Sprawdź również uprawnienia: pracownik tymczasowy, kierownik recepcji i właściciel nie potrzebują takiego samego dostępu. Kto może zmieniać cenę, anulować pozycję lub eksportować dane? Dostępność funkcji a uprawnienie do jej użycia to dwie różne rzeczy.
7. Przejście na nowy system wymaga punktu kontrolnego i procedury awaryjnej
Poproś o pisemny zakres migracji: przyszłe rezerwacje, goście, salda zaliczek, cenniki, vouchery i historia mogą nie mieć takich samych możliwości przeniesienia. Zależy to również od możliwości eksportu dotychczasowego dostawcy.
- Kto porówna liczbę rezerwacji, obłożenie i salda finansowe przed uruchomieniem?
- Kiedy zakończy się zapisywanie danych w dotychczasowym systemie i gdzie zostaną zarejestrowane zmiany, które nastąpiły w międzyczasie?
- Kto przełączy kanały sprzedaży i zweryfikuje pierwszą rezerwację?
- W jaki sposób dostępna będzie historia rezerwacji i jak będzie przebiegać praca w przypadku braku dostępu do Internetu?
- Na jakich warunkach uruchomienie zostanie odroczone i kto o tym zdecyduje?
Przed podpisaniem umowy należy potwierdzić zakres przeniesienia danych. Ogólna obietnica „przeniesiemy dane” nie zastępuje wykazu danych, kontroli i osób odpowiedzialnych.
Jak porównać wyniki bez subiektywnych odczuć
Każdemu testowi przyznaj ocenę od 0 do 3: 0 oznacza niepowodzenie, 1 – rozwiązanie poprzez ręczną procedurę obejścia, 2 – działanie z niewielką ingerencją, a 3 – rozwiązanie przez zespół z wyraźną kontrolą wyniku. Zapisujcie dowody, a nie tylko wrażenia z prezentacji.
Dla każdego testu z góry określ wagę w zależności od charakteru Twojej działalności. Hotel z dużym segmentem klientów korporacyjnych przypisze większą wagę podziałowi rachunków; mniejszy dom apartamentowy – dystrybucji i zdalnemu zameldowaniu. Punkty należy pomnożyć przez wagi i zsumować. Wymóg krytyczny należy jednak zaznaczyć osobno: jego niespełnienie nie zrównoważy nawet dobrej sumy punktów.
Opłata miesięczna nie jest ceną całkowitą
Porównaj ten sam zakres usług w perspektywie 36 miesięcy: wdrożenie, abonament, niezbędne moduły, sprzęt, wsparcie techniczne, szkolenia, koszty transakcyjne oraz ewentualny eksport danych przy rezygnacji. Osobno oszacuj czas, jaki poświęcisz na przygotowanie i zmianę procesów.
Przykład modelowy, a nie wynik klienta: Jeśli recepcja wyeliminuje 30 powtarzających się czynności wykonywanych ręcznie dziennie, a każda z nich trwa dwie minuty, zwolni to około 30 godzin w 30-dniowym miesiącu. Przy modelowym koszcie pracy wynoszącym 12 € za godzinę stanowi to wartość 360 €. Nie jest to automatyczna oszczędność na wynagrodzeniach. Korzyść pojawi się wtedy, gdy czas ten zostanie wykorzystany na obsługę gości, sprzedaż lub rzeczywiste ograniczenie nadgodzin.
W kalkulacji zwrotu z inwestycji uwzględnij tylko ten czas i koszty, które potrafisz uzasadnić. Nie zaliczaj tych samych dwóch minut jednocześnie jako oszczędności w recepcji i w księgowości.
Gdzie w procesie decyzyjnym pojawia się Ellipse
Ellipse PMS jest częścią platformy chmurowej HORECA GROUP przeznaczonej dla branży hotelarskiej i gastronomicznej. Przy wyborze warto rozważyć to rozwiązanie w połączeniu ze sprzedażą bezpośrednią, dystrybucją i pracą zespołu. Istotne jest to, czy rezerwacja, jej opłacenie i dalsze działania tworzą spójny proces.
Na przykład przygotuj trzy sytuacje, w których obecnie tracisz najwięcej czasu. Przejrzyj je od początku do końca i ustal, jakie moduły, ustawienia lub integracje są Ci potrzebne.
Umów się na prezentację Ellipse w odniesieniu do procesów obowiązujących w Twoim hotelu. W zgłoszeniu podaj liczbę pokoi, obecnie stosowany system oraz trzy sytuacje, które chcesz uprościć.
Często zadawane pytania dotyczące wyboru systemu PMS
Czy w przypadku mniejszego hotelu warto przeprowadzać równie szczegółowe testy?
Tak, tylko z mniejszą liczbą scenariuszy. Ważne są powtarzające się czynności i skomplikowane wyjątki, a nie rozmach prezentacji czy liczba funkcji w cenniku.
Czy musimy wymienić wszystkie narzędzia naraz?
Niekoniecznie. Ustalcie kolejność zmian i dla każdego narzędzia, które na razie pozostaje w użyciu, uzgodnijcie, jakie dane wymienia ono z nowym systemem oraz kto kontroluje rozbieżności.
Jak sprawdzić, czy wybór był właściwy?
Przed zmianą zmierzcie czas potrzebny na wykonanie wybranych czynności, liczbę poprawek i ręcznych przepisów. Po przeszkoleniu powtórzcie ten sam pomiar przy porównywalnym obciążeniu pracą. Zadowolenie zespołu uzupełni wynik, ale go nie zastąpi.
