Kupon po upływie terminu ważności to nie zniżka na słowo
Grudzień się skończył, a w styczniu ludzie przynoszą kupony z zeszłego roku. Część z nich straciła ważność, część została wykorzystana latem, a część nigdy nie została rozliczona, bo służyła jako „rezerwacja numeru”. Jeśli załatwiacie to jako wyjątek przy ladzie, każda zmiana zmiany decyduje inaczej.
Księgowa nie pyta, czy byliście mili. Pyta, jaka kwota pozostała do wykorzystania, a jaka już przepadła. Tabela, do której recepcja dopisuje „prawdopodobnie wykorzystane”, nie wystarczy.
Jak wygląda ewidencja, którą można uzasadnić
Kupon po upływie terminu ważności ma status niewykorzystany po upływie terminu ważności. W CRM znajduje się zakładka niewykorzystanych: liczba, kwota, komu należały. Nie oznacza to, że automatycznie przedłużacie gościowi termin ważności. Oznacza to, że wiecie, o jaką kwotę chodzi, gdy zdecydujecie się na wyjątek.
Przed zamknięciem okresu rozliczeniowego możesz sprawdzić, co zostało opłacone i nie zostało wykorzystane, co zostało wykorzystane, a co straciło ważność. Wyjątek należy zapisać jako decyzję, a nie jako cichą zniżkę na koncie.
- Oddzielcie kwoty opłacone i niewykorzystane od tych, które nigdy nie zostały opłacone
- Po upływie terminu ważności nie pozostawiajcie kuponu w statusie „jeszcze się zobaczy”
- Wyjątek należy odnotować przy samym kuponie, a nie w notatce na pokoju
- Przed zamknięciem rozliczenia porównajcie kwotę, a nie liczbę kopert
Co powiedzieć gościowi
Gdy znasz stan, możesz powiedzieć odpowiednie zdanie: kupon stracił ważność, możemy zaproponować Państwu nowy termin na warunkach, które Państwo ustalili. Bez śledzenia stanu co tydzień proponujesz inne zasady, a darczyńca, który kupuje kupony hurtowo, zauważy to za rok.
