Skrzynka na klucze to nie jest rejestr
Apartament, domek letniskowy, a nawet hotel, w którym goście przybywają w nocy, mają ten sam obowiązek: muszą wiedzieć, kto u nich nocował. Jeśli nie widzisz gościa, papierowa karta meldunkowa na recepcji pozostaje pusta, a rano dopisujesz imię i nazwisko z portalu, które na dokumencie wygląda inaczej.
Rejestr wymagany przez prawo to nie selfie do galerii. Są to dane, które musicie umieć uzasadnić: tożsamość, miejsce zamieszkania, obywatelstwo, cel i długość pobytu, podpis. Dokładny zakres danych dostosujcie do aktualnych przepisów dotyczących waszego obiektu, a nie do szablonu znalezionego w Internecie.
Co rejestracja online zbiera, zanim gość wejdzie do obiektu
Check-in online wysyła gościowi formularz rezerwacyjny. Gość wpisuje dane z dowodu osobistego lub paszportu, w razie potrzeby wizy, adres, kraj, cel pobytu, datę przyjazdu i wyjazdu. Podpis pozostaje przy wpisie, a nie na kartce papieru, której nikt nie archiwizuje.
Na podstawie tych samych danych tworzona jest księga gości oraz raport statystyczny. Nie trzeba przepisywać danych gości do drugiej tabeli w niedzielę wieczorem, kiedy trzeba złożyć dokumentację.
- Dane z dokumentu powiązane z konkretną rezerwacją i pokojem
- Podpis gościa zapisany podczas zameldowania
- Eksport księgi gości dla gości krajowych i zagranicznych
- Raport statystyczny oparty na faktycznych pobytach, a nie na szacunkach
Czego to nie zastępuje
Formularz nie stanowi kontroli granicznej ani opinii prawnej. Jest to sposób na uzyskanie danych wymaganych od podmiotu świadczącego usługi zakwaterowania zgodnie z przepisami, nawet jeśli nie spotykasz się osobiście z gościem. Jeśli brakuje jakiejś informacji, gość uzupełni ją podczas zameldowania, zanim przekażesz mu formularz PIN do pokoju.
