Dobrý hotelový PMS spoznáte podľa toho, či v ňom tím zvládne celý pobyt hosťa vrátane zmien, platieb a odovzdania práce ďalšej zmene. Pri výbere preto nestačí zoznam funkcií. Pripravte si rovnaké prevádzkové situácie pre každého dodávateľa a sledujte, kde sa údaje zadávajú druhýkrát, kto rieši výnimky a čo sa dá spätne dohľadať.
Na prezentácii vyzerá každá hotelová plachta prehľadne. Skutočná skúška príde v piatok popoludní: hosť mení termín, firma chce rozdeliť účet, izba ešte nie je pripravená a na portáli práve pribudla rezervácia. Práve tieto situácie by mali rozhodnúť o vašom ďalšom systéme.
Najprv si ujasnite, čo vlastne kupujete
PMS je systém na riadenie hotelovej prevádzky: rezervácií, izieb, pobytov a účtov hostí. Booking engine umožňuje rezervovať pobyt na vlastnom webe. Channel manager zabezpečuje výmenu podporovaných údajov s predajnými portálmi. Pri porovnaní ponúk rozlišujte, čo je súčasťou produktu, čo samostatný modul a čo externé prepojenie.
Pre hotel s reštauráciou a wellness má význam sledovať aj cestu útraty a úloh medzi oddeleniami. Údaj „máme integráciu“ ešte nevysvetľuje, čo sa prenáša, ako rýchlo, akým smerom a kto rieši chybu. Odpoveď žiadajte na konkrétnom príklade.
Sedem testov, ktoré si prineste na ukážku
1. Rezervácia sa zmení po zaplatení zálohy
Vytvorte pobyt na tri noci, zaznamenajte zálohu a potom skráťte pobyt na dve noci. Následne zmeňte izbu a pridajte raňajky. Sledujte cenu, zostatok, dostupnosť a históriu zmien.
- Overte: Vie recepčný vysvetliť rozdiel medzi pôvodnou a novou cenou bez pomocnej tabuľky?
- Pýtajte sa: Čo sa pri zmene prepočíta automaticky a čo vyžaduje rozhodnutie človeka?
- Varovný signál: Oprava v jednom okne nechá pôvodnú informáciu v ďalšom.
2. Posledná izba sa predáva na viacerých miestach
Nechajte si ukázať príjem rezervácie z podporovaného portálu a následnú zmenu dostupnosti. Potom prejdite aj storno, zmenu termínu a chybu komunikácie. Dôležitá je kontrola výsledku, nielen odoslanie správy.
Pri channel manageri si nechajte potvrdiť podporu vašich portálov, mapovanie kategórií a rozsah konkrétneho napojenia. XML a iCal prepojenia nemusia prenášať rovnaké údaje ani fungovať s rovnakou frekvenciou. Žiadny test nenahradí dohodu, kto dostane upozornenie a čo má urobiť pri výpadku.
3. Firemný hosť potrebuje rozdeliť účet
Firma hradí ubytovanie a raňajky, hosť platí minibar a wellness. Časť pobytu je uhradená vopred. Požiadajte o ukážku rozdelenia položiek, priradenia platieb a prípravy výstupov pre účtovníctvo.
Výsledkom testu majú byť zrozumiteľné účty a dohľadateľné väzby, nie iba vytlačený doklad. Zapojte účtovníčku: práve ona vie overiť, či následná kontrola nevyžaduje ručné rekonštruovanie celého pobytu. Konkrétne účtovné nastavenia odsúhlaste s ňou.
4. Hosť prišiel, ale izba ešte nie je pripravená
Upratovanie zmení stav izby, kontrola objaví poruchu a recepcia potrebuje rozhodnúť o presune hosťa. Skúšajte celý sled krokov aj na zariadení, ktoré bude tím používať počas zmeny.
Pýtajte sa, kto môže označiť izbu za pripravenú, ako sa odovzdá porucha a kto vidí, že sa rieši. V Ellipse Team sú úlohy, stav izieb a prevádzkové informácie dostupné v mobilnej aplikácii. Na ukážke si overte, ako ich nastavíte pre recepciu, chyžné a údržbu vo vašom hoteli.
5. Hosť rezervuje a platí cez mobil
Prejdite rezerváciu vlastnými rukami: vyberte termín, zadajte deti, porovnajte cenové podmienky a pridajte službu. V testovacom prostredí si nechajte ukázať aj neúspešnú platbu. Vie hosť, či rezervácia vznikla? Vie to recepcia?
Ellipse Web Booking spája výber pobytu, doplnkových služieb a online platbu s hotelovým systémom. Pri hodnotení nezostaňte pri vzhľade. Sledujte aj správnosť ceny, potvrdenie rezervácie a to, či je výsledok okamžite zrozumiteľný obom stranám.
6. Nový recepčný pracuje bez nápovedy obchodníka
Po krátkom vysvetlení nechajte kolegu založiť rezerváciu, nájsť nedoplatok a pripraviť odchod hosťa. Zaznamenajte čas, počet otázok a miesta, kde sa zastaví. Rovnakú skúšku zopakujte pri každom systéme.
Overte aj oprávnenia: brigádnik, vedúci recepcie a majiteľ nepotrebujú rovnaký prístup. Kto môže meniť cenu, stornovať položku alebo exportovať údaje? Dostupnosť funkcie a oprávnenie použiť ju sú dve odlišné veci.
7. Prechod na nový systém má kontrolný bod aj záložný postup
Vyžiadajte si písomný rozsah migrácie: budúce rezervácie, hostia, zostatky záloh, cenníky, poukazy a história nemusia mať rovnaké možnosti prenosu. Závisí to aj od exportu pôvodného dodávateľa.
- Kto porovná počet rezervácií, obsadenosť a finančné zostatky pred spustením?
- Kedy sa prestane zapisovať do pôvodného systému a kde sa zachytia medzitým vzniknuté zmeny?
- Kto prepne predajné kanály a overí prvú rezerváciu?
- Ako bude dostupná história a ako sa pracuje pri nedostupnosti internetu?
- Za akých podmienok sa spustenie odloží a kto o tom rozhodne?
Rozsah prenosu si potvrďte pred podpisom. Všeobecný prísľub „prenesieme dáta“ nenahrádza zoznam dát, kontrol a zodpovedných ľudí.
Ako výsledky porovnať bez pocitov
Každému testu dajte známku 0 až 3: 0 znamená nezvládnuté, 1 zvládnuté cez ručný obchádzkový postup, 2 funkčné s menším zásahom a 3 zvládnuté tímom s jasnou kontrolou výsledku. Zapisujte si dôkaz, nie len dojem z prezentácie.
Pre každý test vopred určite váhu podľa vašej prevádzky. Hotel s veľkým firemným segmentom dá vyššiu váhu rozdeleniu účtov; menší apartmánový dom distribúcii a vzdialenému príchodu. Body vynásobte váhami a sčítajte. Kritickú požiadavku však označte samostatne: jej nesplnenie nevyváži pekný súčet bodov.
Mesačný poplatok nie je celková cena
Porovnajte rovnaký rozsah na 36 mesiacov: zavedenie, predplatné, potrebné moduly, zariadenia, podporu, školenia, transakčné náklady a prípadný export pri odchode. Osobitne odhadnite vlastný čas na prípravu a zmenu procesov.
Modelový príklad, nie výsledok klienta: Ak recepcia odstráni 30 opakovaných ručných úkonov denne a každý trvá dve minúty, uvoľní približne 30 hodín za 30-dňový mesiac. Pri modelovom náklade práce 12 € za hodinu ide o kapacitu v hodnote 360 €. Nie je to automatická úspora na mzdách. Prínos vznikne, keď sa čas využije na hostí, predaj alebo sa reálne obmedzia nadčasy.
Do návratnosti započítajte iba čas a náklady, ktoré viete obhájiť. Rovnaké dve minúty nepočítajte zároveň ako úsporu recepcie aj úsporu účtovníctva.
Kde do rozhodovania zapadá Ellipse
Ellipse PMS je súčasť cloudovej platformy HORECA GROUP pre hotelovú a gastro prevádzku. Pri výbere má zmysel posúdiť ho spolu s priamym predajom, distribúciou a prácou tímu. Podstatné je, či vaša rezervácia, jej úhrada a nadväzujúca práca tvoria súvislý proces.
Na ukážku si pripravte tri situácie, pri ktorých dnes strácate najviac času. Nechajte si ich prejsť od začiatku do konca a potvrdiť, ktoré moduly, nastavenia alebo integrácie potrebujete.
Dohodnite si ukážku Ellipse na procesoch vášho hotela. Do správy uveďte počet izieb, dnešný systém a tri situácie, ktoré chcete zjednodušiť.
Časté otázky pri výbere PMS
Má menší hotel zmysel testovať rovnako dôkladne?
Áno, len s menším počtom scenárov. Dôležité sú vaše opakované úkony a náročné výnimky, nie veľkosť prezentácie alebo počet funkcií v cenníku.
Musíme vymeniť všetky nástroje naraz?
Nie nevyhnutne. Určite poradie zmien a pre každý dočasne ponechaný nástroj dohodnite, ktoré údaje si vymieňa s novým systémom a kto kontroluje rozdiely.
Ako zistíme, že výber bol správny?
Pred zmenou zmerajte čas na vybrané úkony, počet opráv a ručných prepisov. Po zaškolení zopakujte rovnaké meranie pri porovnateľnej prevádzke. Spokojnosť tímu doplní výsledok, ale nenahradí ho.
