Recepcja nie jest działem rozliczeniowym
Grupa wyjeżdża w piątek. W poniedziałek przychodzi e-mail: „proszę wysłać fakturę do holdingu, numer identyfikacyjny jest inny niż w rezerwacji, a fakturę pro forma już opłaciliśmy”. Recepcja przeszukuje plik PDF, który ktoś wydrukował z portalu, a księgowa czeka na numery, które już raz figurowały w systemie.
Hotel oferuje zakwaterowanie, restaurację, parking i salę konferencyjną. Firma chce jednego dokumentu podatkowego lub przynajmniej dokumentów, które da się ze sobą powiązać. Ręczne przepisywanie numeru identyfikacyjnego to moment, w którym dochodzi do pomyłki z podatkiem VAT.
Przepływ, który pokrywa się z pobytem
Dane firmy zostaną uzupełnione na podstawie numeru identyfikacyjnego, a numer identyfikacyjny VAT zostanie zweryfikowany. Faktura proforma służy jako zaliczka przed pobytem. Po wyjeździe zostanie wystawiona faktura za to, co faktycznie zostało wykorzystane — pokoje, usługi, rachunek z restauracji zaksięgowany na pokój.
E-faktura zostanie wysłana na portal w formacie oczekiwanym przez odbiorcę. Ponadto dokumenty można wyeksportować do programów Omega, Kros lub Pohoda, dzięki czemu księgowa nie musi przepisywać pozycji z hotelowego pliku PDF.
- Wyszukiwanie firmy i numeru identyfikacyjnego VAT w dokumencie
- Faktura proforma przed pobytem, faktura po skorzystaniu z usług
- E-faktura zamiast załącznika, którego nikt nie mógł znaleźć
- Eksport do oprogramowania księgowego bez tworzenia nowej tabeli
Co zyskacie w sezonie
Weekend firmowy przestanie być wyjątkiem, który „Jana załatwi w poniedziałek”. Dokument powstaje na podstawie rozliczenia pobytu. Recepcja uzupełnia dane firmy, a nie plan kont.
