A recepció nem a számlázási osztály
A csoport pénteken távozik. Hétfőn érkezik egy e-mail: „Küldjék el a számlát a holdingnak, a cégszám más, mint a foglaláson szereplő, és a proforma számlát már kifizettük”. A recepció a portálról kinyomtatott PDF-fájlban keresgél, a könyvelő pedig olyan számokra vár, amelyek már egyszer szerepeltek a rendszerben.
A szállodának van szállás-, étterem-, parkoló- és konferenciaterme. A cég egyetlen adószámlát szeretne, vagy legalábbis olyan dokumentumokat, amelyek párosíthatók. A cégszám kézi átírása az a pont, ahol az áfa eltérhet.
A szállással összhangban lévő folyamat
A cégadatokat a cégszám alapján töltik ki, az áfa-azonosítószámot ellenőrzik. A proforma számla előlegként kerül kiállításra a szállás előtt. A távozás után számla készül a ténylegesen igénybe vett szolgáltatásokról – szobák, szolgáltatások, az éttermi számla, amelyet a szobára terheltek.
Az e-számla olyan formátumban kerül fel a portálra, amilyet a vevő elvár. Emellett a dokumentumokat exportálhatja az Omega, a Kros vagy a Pohoda programokba, így a könyvelőnek nem kell átírnia a tételeket a szálloda PDF-jéből.
- Cég és áfa-azonosítószám keresése a dokumentumban
- Proforma számla a tartózkodás előtt, számla a szolgáltatás igénybevétele után
- E-számla a melléklet helyett, amit senki sem talált meg
- Exportálás a könyvelőprogramba új táblázat létrehozása nélkül
Mit nyer ezzel a szezonban
A céges hétvége többé nem lesz olyan kivétel, amit „Jana majd hétfőn elintéz”. A bizonylat a szállásszámlából keletkezik. A recepció a cég adatait egészíti ki, nem a számviteli tervet.
