A lejárt utalvány nem egy szóbeli kedvezmény
December véget ért, januárban az emberek a tavalyi utalványokat hozzák magukkal. Egy részük már lejárt, egy részüket nyáron használták fel, egy részüket pedig soha nem számolták el, mert „helyfoglalásként” szerepelt. Ha ezt a pultnál kivételesen kezelik, minden műszakváltáskor másképp döntenek.
A könyvelő nem azt kérdezi, hogy kedvesek voltak-e. Azt kérdezi, hogy mekkora összeg maradt még felhasználatlanul, és mekkora már lejárt. Az a táblázat, amelybe a recepció „valószínűleg felhasznált” feliratot ír, ehhez nem elegendő.
Hogyan néz ki az a nyilvántartás, amelyet meg tudsz védeni
A lejárt utalvány állapota „le nem használt”. Az CRM-ben van egy „le nem használt” fül: szám, összeg, kinek tartozott. Ez nem jelenti azt, hogy automatikusan meghosszabbítjátok a vendég utalványának érvényességét. Azt jelenti, hogy tudjátok, milyen összegről van szó, amikor úgy döntötök, hogy kivételt tesztek.
A zárás előtt ki tudod szűrni, mi az, ami kifizetve és fel nem használt, mi az, ami felhasznált, és mi az, ami lejárt. A kivételt döntésként rögzíted, nem pedig csendes kedvezményként a számlán.
- Válaszd szét a kifizetett és fel nem használt utalványokat a soha nem fizetett utalványoktól
- A lejárat után ne hagyjátok az utalványt „még meglátjuk” állapotban
- A kivételt az utalványhoz írja hozzá, ne a szobában található megjegyzésbe
- A zárás előtt az összeget hasonlítsa össze, ne a borítékok számát
Mit mondjon a vendégnek
Ha ismeri az állapotot, tud egy megfelelő mondatot mondani: az utalvány érvényessége lejárt, de tudunk Önnek új időpontot ajánlani az Ön által megadott feltételek mellett. Állapot nélkül minden héten más gyakorlatot alkalmaz, és az adományozó, aki tömegesen vásárol utalványokat, egy év múlva rájön erre.
