Egy jó szállodai PMS-ről abból lehet megismerni, hogy a csapat képes-e vele kezelni a vendég teljes tartózkodását, beleértve a módosításokat, a fizetéseket és a munka átadását a következő műszaknak. A választás során ezért nem elég a funkciók listája. Készítsen elő ugyanazokat az üzemeltetési helyzeteket minden szállító számára, és figyelje meg, hol kell az adatokat kétszer bevinni, ki kezeli a kivételeket, és mit lehet utólag visszakeresni.
A bemutatón minden szállodai prezentáció áttekinthetőnek tűnik. Az igazi próba péntek délután jön el: a vendég módosítja a dátumot, a cég fel akarja osztani a számlát, a szoba még nincs készen, és épp most érkezett egy új foglalás a portálra. Pontosan ezek a helyzetek kell, hogy eldöntsék, melyik rendszert választja.
Először tisztázzuk, hogy valójában mit vásárol
A PMS a szálloda üzemeltetését irányító rendszer: a foglalások, a szobák, a tartózkodások és a vendégszámlák kezelésére szolgál. A foglalási motor lehetővé teszi a tartózkodás lefoglalását a saját weboldalon. A csatornakezelő biztosítja a támogatott adatok cseréjét az értékesítési portálokkal. Az ajánlatok összehasonlításakor különbséget kell tenni, hogy mi tartozik a termékhez, mi egy külön modul, és mi egy külső kapcsolódás.
Egy étteremmel és wellness-részleggel rendelkező szálloda számára fontos a kiadások és a feladatok áramlásának nyomon követése a részlegek között is. Az „integrációnk van” állítás még nem magyarázza meg, hogy mi kerül átvitelre, milyen gyorsan, milyen irányban, és ki kezeli a hibákat. Kérjen választ egy konkrét példára hivatkozva.
Hét teszt, amit érdemes magával hoznia a bemutatóra
1. A foglalás az előleg befizetése után megváltozik
Hozzon létre egy három éjszakás tartózkodást, rögzítse az előleget, majd rövidítse le a tartózkodást két éjszakára. Ezután változtassa meg a szobát, és adjon hozzá reggelit. Kövesse nyomon az árat, az egyenleget, a rendelkezésre állást és a módosítások történetét.
- Ellenőrizze: A recepciós képes-e táblázat nélkül elmagyarázni az eredeti és az új ár közötti különbséget?
- Kérdezze meg: Mi számítódik át automatikusan a módosításkor, és mi igényel emberi döntést?
- Figyelmeztető jel: Ha egy ablakban módosítunk, a másikban megmarad az eredeti információ.
2. Az utolsó szoba több helyen is eladó
Kérje meg, hogy mutassák meg a támogatott portálról érkező foglalást és az azt követő elérhetőségi változást. Ezután vegye át a lemondást, a dátumváltoztatást és a kommunikációs hibát is. Fontos az eredmény ellenőrzése, nem csak az üzenet elküldése.
A csatornakezelőnél kérje meg, hogy erősítsék meg a portáljainak támogatását, a kategóriák leképezését és a konkrét összeköttetés hatókörét. Az XML- és iCal-összeköttetések nem feltétlenül továbbítják ugyanazokat az adatokat, és nem feltétlenül ugyanolyan gyakorisággal működnek. Semmilyen teszt nem helyettesítheti azt a megállapodást, hogy ki kap értesítést, és mit kell tennie üzemszünet esetén.
3. A céges vendégnek szét kell osztania a számlát
A vállalat fedezi a szállást és a reggelit, a vendég pedig a minibárt és a wellness-szolgáltatásokat. A tartózkodás egy részét előre kifizetik. Kérjen bemutatót a tételek felosztásáról, a kifizetések hozzárendeléséről és a könyveléshez szükséges kimutatások elkészítéséről.
A teszt eredményeként érthető számláknak és nyomon követhető összefüggéseknek kell születniük, nem csupán egy kinyomtatott bizonylatnak. Vonja be a könyvelőt: ő tudja ellenőrizni, hogy a későbbi ellenőrzés nem igényli-e a teljes tartózkodás kézi rekonstruálását. A konkrét könyvelési beállításokat egyeztesse vele.
4. A vendég megérkezett, de a szoba még nincs előkészítve
A takarítás megváltoztatja a szoba állapotát, az ellenőrzés hibát tár fel, és a recepciónak döntést kell hoznia a vendég áthelyezéséről. Próbálja ki a teljes lépéssorozatot azon az eszközön is, amelyet a csapat a műszak során használni fog.
Kérdezze meg, ki jelölheti a szobát készenléti állapotba, hogyan jelentenek be egy hibát, és ki láthatja, hogy a hiba megoldása folyamatban van. Az Ellipse Team alkalmazásban a feladatok, a szobák állapota és az üzemeltetési információk elérhetők a mobilalkalmazásban is. A bemutató segítségével ellenőrizze, hogyan állíthatja be ezeket a recepció, a szobaszolgálat és a karbantartás számára a szállodájában.
5. A vendég mobilon keresztül foglal és fizet
Végezze el a foglalást saját kezűleg: válassza ki az időpontot, adja meg a gyermekek számát, hasonlítsa össze az árak feltételeit, és adjon hozzá szolgáltatásokat. A tesztkörnyezetben nézze meg, hogyan jelenik meg egy sikertelen fizetés is. Tudja-e a vendég, hogy a foglalás létrejött? Tudja-e a recepció?
Az Ellipse Web Booking összekapcsolja a szállás és a kiegészítő szolgáltatások kiválasztását, valamint az online fizetést a szállodai rendszerrel. Az értékelés során ne csak a megjelenésre koncentráljon. Figyelje az ár helyességét, a foglalás visszaigazolását, valamint azt is, hogy az eredmény mindkét fél számára azonnal érthető-e.
6. Az új recepciós a kereskedő segítsége nélkül dolgozik
Egy rövid magyarázat után hagyja, hogy a kollégája létrehozza a foglalást, megkeresse a fizetendő összeget, és előkészítse a vendég távozását. Jegyezze fel az időt, a kérdések számát és azokat a pontokat, ahol elakad. Ismételje meg ugyanezt a tesztet minden rendszer esetében.
Ellenőrizze a jogosultságokat is: az alkalmi munkatársnak, a recepciós vezetőnek és a tulajdonosnak nem kell azonos hozzáférésük. Ki módosíthatja az árat, törölhet tételt vagy exportálhat adatokat? A funkció elérhetősége és a használatára vonatkozó jogosultság két különböző dolog.
7. Az új rendszerre való átállásnak van ellenőrzési pontja és biztonsági eljárása is
Kérjen írásos áttekintést a migráció terjedelméről: a jövőbeli foglalások, a vendégek, az előlegek egyenlegei, az árlisták, az utalványok és a korábbi adatok nem feltétlenül átvihetők ugyanúgy. Ez az eredeti szolgáltató exportlehetőségeitől is függ.
- Ki fogja összehasonlítani a foglalások számát, a kihasználtságot és a pénzügyi egyenlegeket az indulás előtt?
- Mikor szűnik meg az adatbevitel az eredeti rendszerbe, és hol rögzítik a közben bekövetkezett változásokat?
- Ki állítja át az értékesítési csatornákat, és ellenőrzi az első foglalást?
- Hogyan lesz elérhető a korábbi adatok története, és hogyan működik a rendszer internetkapcsolat hiányában?
- Milyen feltételek mellett halasztják el az indulást, és ki dönt erről?
Az átvitel terjedelmét aláírás előtt erősítse meg. Az általános ígéret, hogy „átvisszük az adatokat”, nem helyettesíti az adatok, ellenőrzések és a felelős személyek listáját.
Hogyan lehet az eredményeket elfogulatlanul összehasonlítani
Minden tesztet értékeljen 0-tól 3-ig terjedő skálán: a 0 azt jelenti, hogy nem sikerült, az 1 azt, hogy manuális kerülőút segítségével sikerült, a 2 azt, hogy kisebb beavatkozással működőképes, a 3 pedig azt, hogy a csapat egyértelmű eredményellenőrzés mellett megoldotta. Jegyezze fel a bizonyítékokat, ne csak a prezentációból nyert benyomásait.
Minden teszt esetében előre határozza meg a súlyozást az üzemeltetésének megfelelően. Egy nagy vállalati szegmenssel rendelkező szálloda nagyobb súlyt fektet a számlák felosztására; egy kisebb apartmanház pedig a disztribúcióra és a távoli bejelentkezésre. Szorozzák meg a pontokat a súlyozási tényezőkkel, majd adják össze őket. A kritikus követelményt azonban jelöljék meg külön: annak elmulasztása nem ellensúlyozza a szép pontszámot.
A havi díj nem az összköltség
Hasonlítsa össze ugyanazt a szolgáltatási köröt 36 hónapra: bevezetés, előfizetés, szükséges modulok, eszközök, támogatás, képzések, tranzakciós költségek és esetleges adatátvitel kilépéskor. Külön becsülje meg a folyamatok előkészítésére és átalakítására fordított saját idejét.
Példa, nem ügyfél eredménye: Ha a recepció naponta 30 ismétlődő kézi műveletet szüntet meg, és mindegyik két percet vesz igénybe, akkor egy 30 napos hónapban körülbelül 30 óra szabadul fel. 12 eurós óradíj mellett ez 360 euró értékű kapacitást jelent. Ez nem jelenti automatikusan a bérköltségek megtakarítását. Az előny akkor valósul meg, ha az időt a vendégek kiszolgálására vagy az értékesítésre fordítják, illetve ha ténylegesen csökken a túlóra.
A megtérülés kiszámításakor csak azokat az időket és költségeket vegye figyelembe, amelyeket alátámaszthat. Ugyanazt a két percet ne számolja egyszerre a recepció és a könyvelés megtakarításaként is.
Hogyan illeszkedik az Ellipse a döntéshozatalba
Az Ellipse PMS a HORECA GROUP felhőalapú platformjának része, amely szállodai és vendéglátóipari üzemeltetésre szolgál. A választás során érdemes a rendszert a közvetlen értékesítéssel, a disztribúcióval és a csapat munkájával együtt értékelni. Lényeges, hogy a foglalás, annak kifizetése és az azt követő munkák egy összefüggő folyamatot alkotnak-e.
Példaként készítsen elő három olyan helyzetet, amelyekkel jelenleg a legtöbb időt vesztegeti. Végigmenjen rajtuk az elejétől a végéig, és állapítsa meg, mely modulokra, beállításokra vagy integrációkra van szüksége.
Egyeztessen időpontot az Ellipse bemutatójára, amely során a szállodája folyamatait vesszük alapul. Az üzenetben adja meg a szobák számát, a jelenlegi rendszerét és azt a három helyzetet, amelyet egyszerűsíteni szeretne.
Gyakori kérdések a PMS kiválasztásakor
Van-e értelme egy kisebb szállodának ugyanolyan alaposan tesztelni a rendszert?
Igen, csak kevesebb forgatókönyvvel. A fontos az Ön ismétlődő feladatai és a bonyolult kivételes esetek, nem pedig a bemutató mérete vagy az árlistában szereplő funkciók száma.
Egyszerre kell kicserélnünk az összes eszközt?
Nem feltétlenül. Határozza meg a változások sorrendjét, és minden ideiglenesen megtartott eszköz esetében állapodjon meg abban, hogy mely adatokat cserél az új rendszerrel, és ki ellenőrzi az eltéréseket.
Hogyan tudjuk meg, hogy a választás helyes volt?
A váltás előtt mérjék meg a kiválasztott feladatok elvégzéséhez szükséges időt, a javítások számát és a kézi átírások mennyiségét. A betanítás után ismételjék meg ugyanazt a mérést hasonló üzemi körülmények között. A csapat elégedettsége kiegészíti az eredményt, de nem helyettesíti azt.
